Prendre un chercheur par la main… pour l’emmener vers HAL demain…

Vous n’aurez plus d’excuse ! Non, non, non!!! On ne les acceptera plus! « C’est trop long, trop compliqué, on n’a pas assez de temps, oui, il faut que je m’y mette mais pas aujourd’hui, il y a trop de trucs à remplir, on n’y comprend rien »… STOP!

Enervement

 

Depuis lundi, la plateforme HAL vous propose une nouvelle version du formulaire de dépôt. Youpi! C’est magique : il vous suffit de télécharger votre fichier et HAL se charge d’y retrouver le titre, les auteurs et toutes les informations possibles et imaginables ! Vous n’allez quand même pas me dire que c’est trop compliqué?

Vous n’avez plus rien à faire… enfin presque ! 😉 Il ne faut pas rêver non plus… Laisseriez-vous un logiciel écrire et décider à votre place sans réagir ? Et bien là, c’est pareil : il s’agit d’une aide, qui vous permet de gagner du temps, mais pensez tout de même à relire la notice: Grobid, le script utilisé par HAL, n’a pas la science infuse face à un PDF plus ou moins bien présenté…

Dépôt de documents: vos droits et vos devoirs

Déposer sur une archive ouverte ne vous autorise pas à toutes les fantaisies. Des règles existent, qu’il faut respecter afin de conserver la qualité scientifique de la plateforme et protéger le droit à la propriété intellectuelle des auteurs.

mise en garde

  • Tout d’abord, assurez-vous que tous les co-auteurs ont donné leur accord pour que le document soit diffusé sur HAL. Un seul refus suffit à empêcher la mise en ligne.
  • Assurez-vous aussi que le document peut être rendu public: ne déposez pas de documents confidentiels.
  • Vérifiez le contrat avec votre éditeur: votre contrat vous autorise-t-il à déposer une version de votre document sur une archive ouverte? Des outils tels que Sherpa Roméo ou Héloïse vous permettent de vérifier la politique d’une grande partie des éditeurs. Ces outils sont désormais intégrés au formulaire de dépôt de la plateforme HAL.
    • Remarque: sans contrat explicite avec votre éditeur, vous êtes propriétaire de votre fichier auteur (c’est à dire le document créé et produit par l’auteur, avant la mise en page de l’éditeur)1.
  • Prenez le temps de remplir correctement les différents champs du formulaire, même si cela peut paraître un peu long. Les informations que vous donnez doivent décrire le document de manière exacte.

attention Il est impossible de retirer un texte déposé dans HAL! Une fois déposé, vous pouvez modifier votre document, mais pas le supprimer…

Types de documents acceptés

Quel document?

HAL est une plateforme d’archives ouvertes scientifiques. On ne peut donc y déposer que des documents issus de la recherche.

  • Publications = documents publiés par un éditeur ou présentés oralement dans une conférence
    • Article dans une revue
    • Communication dans un congrès: vous déposez le texte de la présentation. Le support powerpoint peut être ajouté en annexe.
    • Poster
    • Ouvrage (y compris édition critique et traduction)
    • Chapitre d’ouvrage
    • Direction d’ouvrage, actes de colloques
    • Brevet
    • Autre publication publiée
  • Documents non publiés
    • Pré-publication, document de travail: de préférence, n’utilisez pas cette catégorie.
    • Rapport : rapports de mission, rapports scientifiques.
  • Travaux universitaires
    • Thèse
    • HDR
    • Cours
  • Données de recherche
    • Image: ne déposez que les images dont vous êtes l’auteur
    • Vidéo: ne déposez que les vidéos dont vous êtes l’auteur. Et non, la vidéo de Jean-Kévin, votre adorable petit neveu, jouant à la balançoire dans votre jardin, ce n’est a priori pas une donnée de la recherche! 😉
    • Son
    • Carte

En ce qui concerne les documents non publiés (prépublications, documents de travail, rapports de mission…), ne mettez en ligne que ceux qui ont un bon niveau de rédaction scientifique. N’oubliez jamais la vocation première de HAL: proposer des publications scientifiques (et non des brouillons ou des rapports administratifs…).

Le nouveau dépôt, étape par étape

Là, si vous me dites qu’on ne vous prend pas par la main, tout de même !… C’est de la mauvaise foi! Si, si!

Une fois connecté (oui, il faut vous connecter: HAL ne propose pas encore la reconnaissance faciale…), cliquez sur « Dépôt ».

Bouton dépôt

Lors de votre première connexion sur la nouvelle plateforme, HAL vous propose de choisir entre le formulaire simplifié et le formulaire détaillé. Choisissez le formulaire simplifié, ce qui vous amène sur l’écran suivant :

Ecran d'accueil du dépôt dans HAL

 

Ici, deux options s’offrent à vous :

– votre document n’a pas d’identifiant : vous glissez-déposez votre fichier

– votre document a un identifiant : vous entrez son identifiant

Si votre document a un identifiant

Si votre document a un identifiant, bingo ! Vous avez gagné le gros lot !

bingo

Glissez-déposez votre document dans HAL. Ensuite, entrez simplement l’identifiant de votre article et HAL se chargera de rapatrier toutes les métadonnées à votre place : titre, auteurs, date de publication, etc.

Mais attention ! Le résultat dépendra de la qualité des métadonnées du document source… Si les données ont été mal enregistrées sur arXiv ou PubMed par exemple, HAL ne corrigera pas les erreurs, il se contentera d’importer les données sources (non, malheureusement, Harry Potter ne travaille pas au CCSD… Pour la magie, il faudra attendre encore un peu!). A vous ensuite de vérifier et compléter vos informations…

Si votre document n’a pas d’identifiant

Dans ce cas, glissez-déposez votre fichier dans HAL. Le message suivant s’affiche :

Dépôt d'un pdf sur HAL

HAL récupère automatiquement les métadonnées contenues dans le PDF. Mais attention ! Le système n’est pas infaillible ! Vérifiez vos métadonnées avant de valider la notice !

Dans les deux cas :

Cliquez sur « Compléter les métadonnées du document » :

Métadonnees

 

Vous verrez que certains champs sont déjà remplis. A vous de les compléter, corriger ou valider.

Puis cliquez sur « Compléter les données auteur(s) ». Si HAL a reconnu des auteurs, ils s’affichent dans le formulaire avec leurs affiliations:

 

Cherchez l’erreur! Dans l’exemple ci-dessus, le logiciel a confondu Philippe Garnier, chercheur en architecture affilié à l’unité AE&CC et à CRAterre avec un Philippe Garnier physicien…

A cette étape, vous pouvez modifier les affiliations, compléter, ajouter des auteurs s’il en manque, corriger…

Et enfin, quand tout est correct, que vous avez devant vous la plus belle notice du monde, vous validez ! Et c’est fini !

Pour résumer, je vous propose un schéma créé par le CCSD, que vous pourrez retrouver dans la présentation générale des évolutions de HAL:

Schéma de dépôt sur HAL

Et si je veux être plus complet ?

Air dépité

Ah ben c’est malin! On vous simplifie tout et vous n’êtes pas contents!… Rhaaa là là!

Si vous voulez être plus complet dans le dépôt de votre document, vous pouvez toujours afficher la liste complète des champs en cliquant sur « Afficher la liste complète des métadonnées » :

Liste complète des métadonnées

Les champs facultatifs s’afficheront alors et vous pourrez ajouter un résumé (je vous conseille d’en écrire un quoi qu’il en soit : c’est sympa de nous dire de quoi vous parlez !), des mots clefs (pour qu’on vous trouve, c’est pas mal aussi…), le nom du projet, les financements…

 

Alors, qu’attendez-vous pour déposer maintenant que HAL fait (presque) tout le travail à votre place ? 😉

Cite this article as: Murielle Serlet, "Prendre un chercheur par la main… pour l’emmener vers HAL demain…," in Lab & doc, 26/09/2017, https://labedoc.hypotheses.org/894.

  1. 2016. « Questions juridiques ». In : HAL [en ligne]. octobre 2016. Disponible sur : < https://hal.archives-ouvertes.fr/page/questions-juridiques > (consulté le 28 juin 2017) []

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1 réponse

  1. 10/10/2017

    […] Bon, c’est l’automne , et le mois de septembre a été riche en infos : nouvelles archives de preprints, opencitations, TDM, DMP, twitter, réseaux sociaux …et bien sûr, le lancement de la nouvelle interface de dépôt dans Hal le 25 septembre ! Je vous renvoie vers le super billet de Murielle à ce sujet […]

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