Créer une collection HAL par import : du BibTex au DOI

En stage depuis avril 2020 et en formation en 1ere année du master métiers de l’information et de la documentation de l’Université de Grenoble Alpes, j’ai été en charge de déposer dans Hal, les articles des actes du congrès Ambiances qui a eu lieu de façon dématérialisée en décembre 2020. C’est un évènement majeur porté par le Réseau International Ambiances qui a lieu tous les 4 ans.

Mon stage a été conduit tout le long par une mission principale. Le but de cette mission a été de créer une collection numérique en ligne des articles du congrès 2020, dans l’archive ouverte HAL. Ma tutrice de stage, et moi-même avons travaillé en collaboration avec Damien Masson (Editeur scientifiques des actes), afin de satisfaire au mieux à ses attentes.

Ma mission principale compte 5 grandes étapes.

1. Création de fichier BibTex et importation sur la plateforme X2HAL

Les articles du congrès sont divisés en 16 sessions. J’ai tout d’abord créé pour chaque session d’article du congrès un fichier de métadonnées BibTex. Pour cela, j’ai utilisé un fichier envoyé par Damien Masson dans lequel était inscrit les références de chaque article (nom, prénom et affiliation de l’auteur, titre, résumé et mots-clés de l’article). J’ai complété les champs de mon fichier BibTex avec les informations correspondantes. 1 fichier par session a été créé. Puis, j’ai importé tous les fichiers sur X2HAL, en vérifiant et corrigeant les erreurs potentielles détectées par la plateforme. Pour terminer, j’ai réalisé un travail de vérification des affiliations et j’ai importé les fichiers de X2HAL vers la plateforme d’archives ouvertes. Cette importation a permis de créer les notices dans HAL de chaque article.

Exemple d’un fichier de référence BibTex pour la plateforme X2HAL

J’ai par la suite réalisé un mode d’emploi sur la création de fichier BibTex.

2. Associer les fichiers des articles aux notices créés

Une fois les notices créées, il faut déposer les fichiers PDF des articles du congrès sur HAL. La modération de HAL a été prévenu qu’un certain nombre de fichiers allaient être déposés car il y avait 116 articles à importer. J’ai défini avec l’éditeur scientifique des actes, le nommage des fichiers. Nous avons décidé de les nommer par le nom du congrès, suivi de numéro de tome, et finissant par le numéro de page. (Exemple : ambiances2020_tome1p78). Enfin, j’ai inséré l’image correspondant à la couverture du livre pour chaque article du congrès et la licence Creative Commons CC BY NC ND qui est largement utilisé dans HAL pour le dépôt de fichiers.

3. Digital Object Identifier (DOI)

Qu’est qu’un DOI ?

Le DOI est un numéro d’identification unique et pérenne qui est attribué à des ressources numériques. Les DOI offrent la possibilité de retrouver une ressource numérique même si celle-ci a changé d’endroit. Cet identifiant est souvent demandé dans les bibliographies par les grands éditeurs pour pallier aux problèmes des URL qui sont souvent instables. Pour le créer, il est nécessaire de passer par une agence d’enregistrement.

Le DOI est composé de deux parties séparées par un “/”. Il comporte :

  • Un préfixe : Il est donné automatiquement par l’agence de DOI.
  • Un suffixe : Un identifiant unique choisi par le client. Il peut être composé de n’importe quel caractère sans aucune limite de longueur.
Exemple d’un numéro DOI (https://halshs.archives-ouvertes.fr/halshs-02870206)

Création de DOI

Nous sommes passé par l’agence d’enregistrement DataCite Fabrica pour réaliser les DOI et afin de correctement les créer nous avons travaillé en concertation avec l’INIST. Je devais créer 116 DOI et pour cela deux choix s’offraient à moi sur la plateforme. Je pouvais soit les créer directement à l’aide d’un formulaire soit les créer à partir d’un fichier XML. Etant donné, que j’avais un nombre important de DOI à réaliser, j’ai porté mon choix sur la création de 116 fichier XML. Un fichier devait être créé pour chaque article. J’ai donc créé mon propre schéma correspondant aux métadonnées associés à chaque communication.

Exemple d’un DOI finalisé sur la plateforme DataCite

Exemple d’un fichier XML correspondant à un des articles du congrès.

Télécharger le fichier XML en cliquant sur le bouton ci-dessous. 

4. Ajouter les DOI aux références dans HAL

Après avoir créé les DOIs, il faut les associer aux dépôts correspondants dans HAL. Pour cela, il suffit de se rendre dans HAL, puis sur la notice à laquelle on veut ajouter l’identifiant et de rentrer le DOI correspondant à l’endroit désigné pour. Le DOI apparait alors sur la notice de l’article.

Exemple d’une notice terminée. (Le numéro DOI est entouré d’un cercle rouge)

5. Paramétrage des sites des collections présentes dans HAL

Pour finir, ma dernière mission a été de paramétrer les sites des collections Ambiances des 4 congrès ayant déjà eu lieu ainsi que la création d’une collection pour le Réseau International Ambiances qui regroupe toutes ses collections. Il est important de faire ce travail pour que la collection ait une plateforme où il est facile de circuler entre les différents articles que nous avons mis en ligne. J’ai paramétré les sites suivant les indications que m’avait donné l’éditeur scientifique. 

Les sites des 4 collections étaient déjà créés. Le travail que j’ai eu à faire a consisté à les harmoniser pour que chacun ait la même interface. Sur certains sites, le logo ambiances n’apparaissait pas et sur d’autres la version anglaise n’avait pas été créé.

Vous pouvez accéder aux différentes collections en cliquant sur les liens suivants :

Contrairement aux sites des collections congrès, le site de la collection du Réseau International Ambiances, n’était pas mis en forme. Je l’ai donc paramétré entièrement en utilisant du HTML et du CSS.

J’ai ajouté des widgets, un haut de page et un pied de page avec les contacts et le logo du Réseau. J’ai aussi réalisé un diaporama avec les images des couvertures de livres des 4 congrès et j’ai paramétré les couleurs du site.

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est Capture-decran-2021-06-25-a-11.40.47.png.
Cliquer sur l’image pour accéder au site du Réseau

Missions réussis mais des questions en suspens

Grâce à toutes ces étapes qui ont été réussies nous obtenons au final un beau résultat pour les collections du Réseau International Ambiances.

Seulement, nous rencontrons quelques problèmes lorsque nous voulons charger des métadonnées à partir d’un identifiant DOI sur HAL. La plateforme HAL ne retrouve pas les métadonnées de l’identifiant. D’après le support de HAL, la plateforme ne prendrait en compte que les métadonnées de l’agence CrossRef et non les métadonnées de DataCite. Cela pose problème.

La récupération des données sur Zotero, n’est pas totalement satisfaisante non plus. Certains champs ne sont pas convenablement complétés.

Peut-être avez-vous des solutions à nous proposer ? Nous serions heureux d’avoir votre avis sur ces petits problèmes dans le mesure où les schémas DOI sont modifiables le temps de l’abonnement contracté auprès de l’INIST-DataCite.

Image à la une : [Grenoble, la nuit], ResoneTIC, 18 novembre 2004, https://pixabay.com/fr/photos/ville-nuit-grenoble-france-isère-177182/https://pixabay.com/fr/photos/ville-nuit-grenoble-france-isère-177182/, Libre pour usage commercial, Pas d’attribution requise

Cite this article as: Elisa Charrié, "Créer une collection HAL par import : du BibTex au DOI," in Lab & doc, 29/06/2021, https://labedoc.hypotheses.org/8727.

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