Les bureaux de la légende Lab&doc : confiné(e)s mais pas à l’arrêt !

Le soir du vendredi 13 mars, l’équipe des Lab&docs s’est retrouvée en mode confiné … leurs centres documentaires fermés, mais avec une partie des ressources qui demeurait accessible en ligne, et l’envie de continuer à assurer une continuité de service pour les chercheurs et doctorants. Sont ainsi relayés des ressources en ligne, des sites, des propositions de formations, des appels à contribution … Pour faire découvrir cette offre les Lab&docs utilisent alors tous les moyens à distance dont ils disposent (messagerie, blog, compte twitter…). Leurs missions de conseils se poursuivent aussi (publication, droit d’auteur, dépôt dans Hal …). Cette gestion de l’urgence a conforté aussi le modèle de coopération entre ses membres (entraide de recherches, rédaction collaborative de fiches ressources) et prouve que le lien professionnel qui les unie depuis quelques années maintenant prend sens durant cette période où la solitude pèse … Voici nos témoignages, retours d’expérience compilés au moment où le déconfinement est en cours et déjà mis en œuvre dans nos centres et bibliothèques :

Comment avons-nous vécu le passage en confinement ?

Certains ont sans doute redouté que ce confinement provoque une perte d’activités, voire de l’ennui … En fait, bien que cet isolement finisse par être pesant et que je goûte assez peu à la « joie de l’incertitude », je trouve que cette période est source de créativité, car il faut trouver des alternatives pour poursuivre certaines de nos missions, et surtout de mobilisation et de solidarité professionnelle au sein de notre groupe de documentalistes recherche et d’autres collègues, avec qui les échanges ont pu perdurer via leur messagerie et leur téléphone personnel. Vu que je suis bavarde, c’était un vrai risque à prendre ! (Laurence, Lab&doc Crenau).

Crédit : Laurence Bizien, CC BY

C’est déjà loin… De retour de vacances alors que sur les cimes enneigées, je ne voyais rien venir, le coup d’arrêt de la vie « normale » a été très rapide. Après un week-end sous le choc, j’ai d’abord passé une semaine à ranger fichiers et dossier de mon ordinateur. Une aubaine ! Enfin prendre le temps de classer les dossiers ! Ensuite est venue l’abondance des ressources numériques offertes par les BU, calme de la rue et explosion numérique. (Françoise, Lab&doc Cresson-AAU).

Première réflexion : plus de TGV pour franchir les plus de 300 km qui sépare mon domicile de mon travail. Le télétravail je connais, 95% de mon activité peut se faire en télétravail dans la mesure ou l’accueil du public ne se fait plus. Deuxième réflexion : concilier le télétravail, l’école à la maison, les repas quotidien pour six avec les difficultés d’approvisionnement suivant la fermeture de mon marché préféré, s’improviser coiffeur … Trouver un ordinateur pour tous … (Béatrice, Lab&doc Ensa Versailles)

Du fait de l’éloignement géographique de notre fonds documentaire, au labex AE&CC le confinement n’a pas été redouté. Nous sommes habitués à fonctionner sans un accès immédiat à notre documentation papier et avons développé depuis plusieurs années des moyens de pallier ce manque notamment par des campagnes de numérisation de nos productions et de téléchargement des documents en libre accès. Nous possédons désormais un fonds de plus de 2500 fichiers pdf permettant d’assurer la continuité de nos activités malgré une éventuelle fermeture de nos locaux.

En revanche, différents projets se sont retrouvés face à l’incertitude de leur maintien et notamment la réalisation du festival Grains d’Isère en mai 2020 pour lequel la mise en place d’une librairie avait été envisagée ainsi que l’accueil d’un stagiaire ayant pour mission le traitement du fonds documentaire de l’équipe Cultures Constructives. S’il a été choisi de reporter le festival, l’accueil de notre stagiaire a été maintenu car la majeure partie de sa mission était réalisable en télétravail. Depuis le 27 avril, nous avons donc l’opportunité d’accueillir Clément Bouchard au sein de notre équipe. (Audrey, Lab&doc Labex AE&CC)

Maison Levrat, lieu du centre de documentation du Labex AE&CC. Crédit : Audrey Carbonnelle

Depuis l’annonce de la pandémie en Chine, j’étais de plus en plus méfiante dans les transports en commun.  Je prends tous les jours le RER B. J’avais tendance à partir de chez moi plus tôt le matin. Juste avant le confinement, c’est une période de l’année où je reçois beaucoup d’étudiants pour travailler sur le projet de cartographie pour leur PFE. C’est une période très intense et j’étais vraiment fatiguée. J’ai donc bien vécue le début du confinement. (Véronique, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Une semaine avant, je dansais le tango, je revenais d’un séjour chez des amis à Lyon et là retour à la dure réalité, le mot d’ordre est le confinement. Positivons : j’ai pu travailler dans le calme et surtout avec en bruit de fonds une légère musique pour rythmer le travail quotidien face à son écran d’ordinateur du matin au soir. Et surtout ne pas perdre le lien avec ses chercheurs et doctorants mais aussi avec ses collègues. Première action : communiquer avec ses chercheurs et doctorants et collègues pour garder le lien et rappeler que la documentation est à l’écoute et informe. (Pascal, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Avons-nous mis en place une routine particulière ? Quelles tâches/activités privilégions-nous ? Comment nous organisons-nous ? Pratiquions-nous déjà le télétravail ?

Le plus important est de continuer à accompagner les doctorants et chercheurs, en répondant à leurs demandes qui arrivent par mail (recherche de document, conseils pour la rédaction de leur thèse), mais aussi de tenir à jour la bibliographie de leur production et de vérifier leurs dépôts dans HAL. Ceci est d’autant plus nécessaire que nous collaborons, Françoise et moi, à la rédaction du bilan HCERES du laboratoire. (Laurence, Lab&doc Crenau)

Le laboratoire a ouvert un espace d’écriture sur Discord. J’ai pris beaucoup de plaisir à écrire dans un Salon intitulé « Cadavre exquis ». Chacun rapportait ses observations depuis sa fenêtre, ses sorties quotidiennes. Cela faisait du bien de partager ses surprises mais aussi parfois ses fortes inquiétudes. Le rythme de la vie quotidienne était marqué par les repas en famille qu’il fallait préparer. Lever habituel avec quelques dérives vers 8h mais guère plus ! 11h30 préparation des repas et arrosage des graines, des jeunes plants dans les serres, 14h retour au bureau, 16h pause-goûter et reprise avant la sortie quotidienne de 18h, tour dans le jardin, rollers dans le jardin et parfois le tour du parc! Côté tenue, il faut dire que rester à la maison ne met pas dans la disposition de se mettre sur son 31 ! Je n’avais jamais pensé au télétravail. Maintenant je suis conquise par certains aspects et je vais demander une journée par semaine afin de profiter de ce temps de travail concentré, une fois que le collège de mon fils aura réouvert pleinement, ce sera parfait !! (Françoise, Lab&doc Cresson-AAU).

Pendant le confinement, j’ai ré-organisé ma semaine, heureusement le fait que je travaille à temps partiel m’a aidé… Lundi 8h à 9h organisation du travail des deux derniers enfants du primaire grâce à des enseignants qui ont été formidables. Les deux premiers sont en collèges et après une semaine d’adaptation ils travaillent en totale autonomie. L’ambiance de travail est maintenue pour tous. Réorganisation aussi de mon bureau pour ajouter un vieil ordinateur qui peut encore servir pour les enfants, résultat deux bureaux face à face un petit bureau pour le petit dernier, les deux autres travaillent sur leur bureau dans leur chambre avec un vieux portable recyclé pour l’occasion et une tablette.
Puis télétravail : repérage des ressources disponibles en ligne pour les étudiants grâce aux collègues du réseau Archirès et des super docs des labos de recherche, dépouillement d’articles de périodiques en ligne. Déjeuner à l’heure espagnole vers 13h00/13h30. L’après midi, jardinage s’il ne pleut pas pour éviter la migraine et prendre l’air et pour faire un potager de légumes qui seront bio (au moins le peu que je récolterai !), et lorsqu’il pleut : coudre des surblouses pour les soignants et ranger ma bibliothèque, dématérialiser sur disque dur externe beaucoup d’articles et de dossiers conservés sous format papier et sur l’ordinateur, retirer le plus possible de document stockés dans mon drive et des ma boite mail pour un meilleur classement et surtout pour l’écologie numérique (trop de documents stockés entraine une surconsommation d’électricité) et le plus important : réorganiser mon Zotero d’amour. (Béatrice, Lab&doc Ensa Versailles)

Béatrice confinée  avec son lapin

En début de confinement, nous avons pris le parti d’établir la liste des tâches reliées à l’activité de la gestion de la documentation et de l’information de façon à pouvoir prioriser les actions à mener en concertation avec la direction du Labex. Outre cette « To do list », la priorité a été de répondre aux différences sollicitations de l’équipe qui ont été nombreuses et variées (réalisation de bibliographies, recherches d’outils de travail collectif, recherches d’informations, formations aux outils de la recherche, etc.).

Chacune de mes journées a débuté par l’envoi d’un mail à l’équipe de façon à maintenir une cohésion forte et d’assurer le contact avec les personnes isolées ou pouvant éprouver des difficultés face au confinement. Depuis l’arrivée de Clément, qui doit réaliser son stage en télétravail, ma routine matinale a été complétée par un point en visioconférence sur l’avancement de son stage et ses difficultés.

Le bureau installé au sein de mon salon est devenu l’espace principal de mon appartement. Par préférence, j’ai choisi de travailler sur des journées continues de façon à garder une concentration maximale et faire avancer rapidement les sujets en cours de traitement. Une navigation régulière vers la cuisine afin de me ravitailler en thé et autres boissons a cependant été mise en place afin d’assurer un minimum d’activité physique. Mes journées ont également été ponctuées par la visite de quelques passereaux de Grenoble qui ont tenté de combler l’absence de mes chers collègues. (Audrey, Lab&doc Labex AE&CC)

Crédit : Audrey Carbonnelle

Je pratiquais déjà le télétravail un jour par semaine. J’ai continué à répondre en priorité aux demandes des étudiants, transmission de données SIG sous convention, conseils sur les plateformes d’open data et à les guider à distance sur l’utilisation des logiciels de cartographie. J’ai continué le catalogage des cartes et en particulier l’intégration des GED sur les notices existantes. Tous les matins, avec un groupe de collègues, nous nous contactons pour prendre des nouvelles de chacun. Le rituel, mis en place par Pascal, consiste à s’envoyer à tour de rôle des photos, donc, tous les matins, je guette l’arrivée sur ma messagerie. (Véronique, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Dès le début du confinement, avec quelques collègues de travail, nous avons instauré un petit déjeuner virtuel matinal. Chaque matin et chacun à tour de rôle, nous avons envoyé une photo du petit déjeuner que nous proposions. Ce rendez-vous perdure et nous a permis et permet de garder ce lien et de le renforcer, d’échanger nos impressions et de garder le moral. Après cet échange, la journée commençait par un tour d’horizon des nouvelles (veille quotidienne de ma collègue Laurence, informations des listes de diffusion, tour d’horizon de certains sites) qui seraient intéressantes pour les chercheurs et doctorants mais aussi répondre aux différentes demandes par mel, un peu de catalogage, d’alimentation du Carnet de veille AUSser. La musique m’accompagnait dans mon travail toute la journée, fenêtre ouverte sur le ciel bleu et le soleil donnant l’après-midi dans la pièce où je travaillais. Silence et air pur sur Paris, juste les chants d’oiseaux me permettant de m’évader et m’imaginant dans la campagne à rêvasser. Un léger stop à midi pour manger, et ensuite me remettre devant l’écran de travail. Avant de finir la journée, souhaiter une bonne soirée aux groupes des confinés de Belleville et ensuite pratiquer la marche sportive d’une heure pour se dégourdir les jambes et admirer l’évolution des jardins. (Pascal, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Déjeuner sur fenêtre ! Crédit : Pascal Fort

Qu’avons-nous emportés avec nous ? Avons-nous des indispensables documents papier pour faciliter ce télétravail ?

Je dispose d’un PC portable et les données du Zotéro de l’UMR ont pu être installées sur celui-ci par l’informaticien de l’équipe, qui m’a en outre copié sur ma clé USB le logiciel TeamViewer pour m’aider à distance si nécessaire (et c’est super pratique !). Je suis partie avec plusieurs dossiers (Archives de la recherche, revue Lieux communs, groupe de travail Science ouverte, Commission recherche du réseau ArchiRès) en me disant que j’essaierai d’avancer sur différents projets, en plus du gros travail autour du bilan HCERES du laboratoire. (Laurence, Lab&doc Crenau)

Le vendredi du confinement, je suis partie avec mon ordinateur de bureau, un énorme MAC ! Deux gros sacs de livres (retard de catalogage), la titreuse pour faire les cotes, la plastifieuse pour réaliser les marqueurs de livres numériques. Le dimanche on a installé l’ordinateur sur une table retrouvée à la cave dans la chambre et là en m’asseyant sur une chaise de la maison, j’ai compris que j’avais oublié ma chaise de bureau ! Le lundi après-midi, dans le silence de l’ENSAG, et sous les yeux ahuris des personnes de l’accueil, j’ai fait rouler ma grosse chaise rouge !!! Et je ne regrette pas ! Notre super informaticien avait installé un outil Tunnelblick afin que je puisse accéder au serveur du laboratoire où sont stockés bon nombre de fichiers. Tout est presque comme au laboratoire. Certains accès à des serveurs distants ne fonctionnent pas et la bibliothèque n’est plus autour de moi. Ce sera bon de la retrouver ! (Françoise, Lab&doc Cresson-AAU).

Le confinement m’a pris de cours. Je n’ai rien emporté, mais peu de choses m’ont manqué grâce à l’ENT de l’ENSA Versailles qui stocke tous les documents dont je pouvais avoir besoin pour travailler. Récemment, je suis retournée à la bibliothèque prendre un volume de Fabrica pour finir
le dépouillement et deux vieux volumes de dépouillement d’articles de la revue Construction moderne pour faire du catalogage rétrospectif. (Béatrice, Lab&doc Ensa Versailles)

Le manque d’un VPN permettant l’accès à distance au serveur s’est particulièrement fait sentir durant cette période de confinement. Heureusement, du fait de déplacements réguliers sur Villefontaine où se trouve notre fonds documentaire, nous avons en permanence une copie des dossiers attenants à la documentation sur un disque dur portable d’1 To. Ceci a notamment permis d’avoir à notre disposition l’ensemble de notre collection de documents numériques. Cependant, le travail à partir d’un disque dur ne se fait pas sans crainte. Si ce dernier se retrouvait endommagé l’activité à distance ne pourrait plus être possible et une partie du travail réalisée serait perdue.

Malgré cela, ce disque dur a donc été le premier équipement que j’ai emporté dans ma valise préconfinement. Mon inventaire a été complété par les ouvrages fondateurs de l’équipe afin de pouvoir répondre au mieux aux éventuelles demandes d’informations, un carton d’ouvrages en attente de catalogage, les codes d’accès à l’ensemble de nos applications en ligne ainsi que mon ordinateur portable professionnel comprenant des logiciels de PAO, de montage photos et vidéos ainsi que Zotero. Un passage par la case supermarché a également été obligatoire de façon à faire des stocks de thé, cappuccino et tisane, un élément essentiel pour le bien-être. (Audrey, Lab&doc Labex AE&CC)

Crédit : Audrey Carbonnelle

Le jeudi matin avant le confinement, nous avons eu une réunion d’information. Il nous a été dit clairement que la consigne était de rester chez soi et de mettre en place un télétravail. Pour moi c’était déjà fait et pendant ces deux jours, je me suis préparée en scannant des cartes que je pourrai cataloguer par la suite et en préparant quelques dossiers à emporter, mais pas grand-chose puisque tout me suit virtuellement. (Véronique, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Dès le vendredi d’avant le confinement, mon collègue de l’informatique m’a installé un système me permettant d’avoir accès à distance à mon ordinateur de travail. Je suis donc parti ce vendredi 17h30 avec l’ordinateur portable sous le bras, les codes d’accès aux différents systèmes et plateformes, quelques impressions papiers de documents de travail concernant notre futur portail documentaire et c’est tout. Tout le reste je l’avais en ligne dans mon répertoire commun et donc accessible à distance. Un au revoir à mes collègues et vogue le navire.  (Pascal, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Quels impacts y-a –t-il sur nos activités ?  (Comment maintenons-nous nos activités, nouvelles activités ?, nouveaux livrables, outils, ressources ?, accroissement des demandes de recherche, ..)

Côté travail, presque tout est identique, car une bonne partie de celui-ci peut s’effectuer virtuellement :  veille pour alimenter le scoop it du laboratoire, la lettre d’info mensuelle des Lab&docs, gestion de la collection de la bibliothèque via le logiciel accessible depuis mon poste nomade, recherches pour les doctorants et chercheurs envoyées par mail … J’ai quand même buté sur l’indisponibilité de certaines sources (non accessibles en ligne), mais des ressources sur internet se sont ouvertes, et nous avons été plusieurs (Pascal, Françoise et moi) à bénéficier d’une inscription temporaire dérogatoire à certaines bibliothèques universitaires et à leurs ressources en ligne ( comme la BULAC https://catalogue.bulac.fr/ ou  la BIS (http://www.bibliotheque.sorbonne.fr/biu/). Avec Pascal, nous nous sommes inscrits gratuitement à « News tank Culture » grâce au ministère. https://culture.newstank.fr/fr/tour/

En complément de la veille scientifique partagée avec Françoise (Lab & doc Cresson) dans notre scoop it et de celle de mon compte twitter, j’envoie depuis le début du confinement un mail hebdomadaire à l’équipe avec quelques ressources documentaires en ligne, des rappels de méthodologie, des astuces Zotéro … . J’envoie aussi des informations au réseau ArchiRès pour alimenter son pearltrees, créé en avril. J’ai ouvert un nouveau groupe zotéro pour le club de lecture du labo. La collection HAL destinée à archiver la revue Lieux communs, arrêtée en 2016, a été créée, avec l’aide de ma collègue de la MSH Ange-Guépin (mails et coups de fil, parfois interrompus par ses ados ou sa chatte !) ce qui me permet d’y verser les PDF des articles, une fois l’autorisation obtenue, maintenant que j’ai pu récupérer le disque dur externe qui était resté dans mon bureau …(Laurence, Lab&doc Crenau)

Évidemment répondre aux demandes est la priorité mais également maintenir les temps de formation à la recherche bibliographique et sur Hal. Après plusieurs essais, j’ai utilisé Skype avec écran partagé, rien de très innovant mais stable. C’est le doctorant ou le chercheur qui partage son écran et je le guide pour qu’il avance dans les applications : dans ses requêtes ou dans ses dépôts. Mais avant tout on prend des nouvelles et les temps autour de Hal se terminent souvent sur d’autres projets partagés.
Grâce au Lab&Doc qui m’ont alerté sur cette possibilité, j’ai pu m’inscrire en tant que lecteur sur le site de la BIS – Bibliothèque de la Sorbonne. Quelques membres de l’équipe ont aussi effectué cette inscription. Ensuite j’ai sollicité les chercheurs pour collecter leur besoin en e-book et j’ai récupéré pour eux les titres souhaités. Ce fut un moment intense d’échanges où j’ai pu encore affiner la connaissance de leurs centres d’intérêts, de leurs thématiques actuelles. Le travail sur la compilation/ vérification/ analyse des productions pour l’HCERES se poursuit, minutieux et souvent fastidieux. J’ai pu revoir mes méthodes de veille grâce aux échanges avec mes collègues Lab&Doc. Le confinement a permis cette remise à plat : suivre Twitter, mettre en signet, vérifier les newsletters, suivre les dernières parutions, contrôler ses flux Rss, tester des recherches avancées de Google, s’abonner à ACTU Recherche en architecture… Un chantier sans fin qu’il faut encore améliorer. (Françoise, Lab&doc Cresson-AAU).

Pour ma part rien n’a vraiment changé, j’ai très peu manqué de ressources pour continuer mon travail et les étudiants nous ont assez peu sollicités. Une étudiante de Master de Paris Belleville m’a contactée pour avoir des informations sur un projet de 1985 à Saint-Denis et je lui ai obtenu les coordonnées de l’architecte qui avait fait ce projet. C’était au-delà de ses espérances. En revanche ce qui était génial c’était de trouver de nombreuses formations en ligne et de relire les mails que l’on met dans les dossiers en se disant « quand j’aurais le temps… » C’était professionnellement très enrichissant et cela se ressentira sur mon travail. (Béatrice, Lab&doc Ensa Versailles)

L’état de confinement a eu pour conséquence une nette augmentation des demandes d’étudiants de tous les horizons dans le cadre de la préparation de leurs mémoires ainsi que de professionnels de l’architecture. Beaucoup de ces usagers ont mentionné que le fait de ne pas pouvoir se déplacer soit sur les lieux de leurs études de cas soit jusqu’aux bibliothèques était réellement problématique pour l’avancement de leurs travaux.

Ce constat m’a poussé à travailler activement sur l’alimentation de notre collection de documents en libre accès sur HAL et le carnet Hypothèses de CRAterre. Ainsi, depuis le début du confinement 16 nouveaux ouvrages ont été rendus accessibles. Notre liste des nouvelles acquisitions de la documentation, diffusée à l’équipe, a également été enrichie de liens de téléchargement vers les ressources numériques disponibles permettant ainsi un accès direct aux documents.

Le temps dédié à l’accueil physique des usagers qui est désormais libre a été mis à profit afin d’avancer certains projets en attente tels que la réalisation d’un catalogue des productions du laboratoire, la mise à jour de nos sites internet et la refonte totale de celui de l’équipe CRAterre, la réalisation de notre prochaine Newsletter, etc…

La distanciation sociale nous a également poussé à mettre en place des moyens de garder le contact entre nous. Pour cela, j’ai proposé de récolter des photos commentées de moments de vie du confinement. En début de chaque journée, une de ses photos est diffusée à l’ensemble de l’équipe. Cela a souvent suscité des discussions, des réactions et beaucoup de moments d’amusement. Ce fût un immense plaisir de voir que l’ensemble de l’équipe se portait bien et mettait à profit le confinement afin de se divertir en famille, avancer des projets professionnels ou personnels, tester de nouvelles activités et pour beaucoup simplement de jardiner. (Audrey, Lab&doc Labex AE&CC)

Crédit : Marie Flécheux, Enrique Sevillano, Sébastien Moriset, Elsa Cauderay

Au début du confinement, avec mon collègue Pascal, nous avons communiqué auprès des chercheurs, enseignants et étudiants, afin de maintenir le contact avec notre public. Les demandes d’information des étudiants se sont faites par émail et j’ai pu y répondre dans la grande majorité des cas. Les fonds cartographiques de l’IPRAUS sont numérisés, les données géographiques sont par nature numériques. Le principal souci pour moi est d’être sûre de pouvoir toucher le public des étudiants. Mais le service de communication de l’ENSA-PB a relayé sur le site de l’école notre nouveau mode de fonctionnement et les lettres d’informations du centre de recherche documentaire dans lesquelles nous avons orienté notre travail de veille sur les ressources en ligne. Donc le travail s’est poursuivi… (Véronique, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Dès le début du confinement, j’ai communiqué par mel auprès des chercheurs et doctorants sur les documents en ligne (rapports de recherche, E-books, revues, thèses) mais aussi sur les conférences et expositions virtuelles intéressant les domaines de l’architecture, patrimoine, paysage et urbanisme. Ces mels réguliers ont permis de garder le contact et d’échanger sur nos situations respectives. Les demandes de recherche des chercheurs, enseignants, doctorants et étudiants ont porté principalement sur les documents, justement, que l’on pouvait trouver en ligne en version intégrale. Après recherche et si je ne trouvais pas ce document en ligne, je me suis adressé directement aux auteurs ou éditeurs qui, pour certains, ont répondu favorablement. Etant inscrit dans différentes bibliothèques, j’ai pu élargir mes recherches. Tout en n’oubliant pas mes chères Lab&doc. N’ayant pas accès aux fonds papiers, j’ai catalogué les documents produits par nos chercheurs et doctorants et qui se trouvaient en ligne. J’ai continué certaines tâches habituelles : Veille documentaire pour le portail documentaire et le carnet de veille de l’UMR AUSser.
Les canaux habituels pour communiquer ont été maintenus : 2 lettres d’informations : « Les nouveautés du carnet de veille de l’UMR AUSser » et « Doc’Infos IPRAUS/AUSser » et l’actualisation de nos rubriques « Infos doc » et « Infos carte » sur notre portail documentaire. Nous avions, ma collègue de la cartothèque et moi même, commencé à travailler depuis décembre 2019 à une évolution de notre portail documentaire vers une version design responsive. Ce travail a continué durant le confinement par des réunions téléphoniques et via des plateformes avec les sociétés prestataires. (Pascal, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Comment procédons-nous pour échanger avec nos collègues du laboratoire et entre documentalistes ? Quels sont les outils dédiés ?

L’échange avec les documentalistes Lab&doc a été pour moi vraiment important, en particulier les appels téléphoniques de mon binôme Françoise et de Pascal, pour le travail et pour prendre de nos nouvelles. Pascal (Lab&doc Ipraus/ausser) a ainsi vite proposé d’améliorer la visibilité de l’offre numérique disponible pour nos chercheurs et doctorants, en collaborant à la rédaction de billets dans notre blog. On a beaucoup échangé par mails, pour s’envoyer des références, des demandes d’aide pour trouver un document … (Pascal et Béatrice (Lab&doc Versailles) ont un abonnement au Pass Recherche de la BNF) . https://www.bnf.fr/fr/pass-recherche#bnf-trois-titres-d-acc-s

De même, les mails avec ma collègue de la MSH sont souvent doublés d’un appel …le laboratoire a ouvert un compte discord, pour échanger sur plusieurs thèmes et maintenir un contact (nous y participons Françoise et moi). Les réunions avec la direction se font par Skype. (Laurence, Lab&doc Crenau)

Les échanges avec les collègues ont été essentiels : conseils pour l’accès aux ressources libérées, rédaction de billet ressources sur Lab&Doc, conseil pour la veille. Notre réseau en sort renforcé et confiant ! (Françoise, Lab&doc Cresson-AAU).

Afin de remplacer les moments de convivialités des pauses café ou déjeuner, nous avons mis en place un groupe sous Skype nommé « Télétravail dans la joie ». Cet espace nous a permis de prendre soin les uns des autres, d’échanger des informations, de faire avancer les projets en cours et de partager de beaucoup de moments de joie.

Pour la communication formelle, nous avons eu recours à un abonnement Zoom. Sur cet outil, nous avons notamment réalisé nos commissions de projet mensuelles (des réunions très appréciées par l’équipe car elles permettent de faire le point sur l’actualité de l’ensemble des projets de l’équipe) ainsi que nos séminaires doctoraux.

Pour finir, les mailings list ont permis de faire circuler l’ensemble des ressources utiles à la poursuite de l’activité (réservoirs temporairement en libre accès, articles du Lab&Doc, évènements accessibles en ligne, etc.). La veille hebdomadaire a également obtenu de très bons retours et a même été jugée comme un moyen d’établir une culture commune au sein de l’équipe. (Audrey, Lab&doc Labex AE&CC)

Principalement par émail et parfois par zoom lorsque l’image est nécessaire (Véronique, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

La communication s’est fait principalement par mel avec les chercheurs et doctorants, mel et téléphone avec les collègues Lab&doc, et quelques réunions Zoom avec l’IPRAUS et mes collègues de l’ENSA Paris-Belleville. Ce lien a été très important pour se soutenir, échanger, s’entraider et aussi s’extraire de ce face à face avec l’écran d’ordinateur. (Pascal, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Nouveaux projets, réflexions, bilan du confinement ?

Avec le retour possible à l’école, j’ai recommencé à rassembler des commandes d’ouvrages que je peux ensuite cataloguer en allant sur site. J’ai récupéré le disque dur externe pour avancer sur la collection Hal de la revue …Une des chercheuses du labo vient d’ouvrir un carnet Hypothèses en lien avec une enquête réalisée pendant le confinement, on va l’accompagner avec ma collègue de la MSH. L’animation « Rencontre auteur/chercheur » prévue en mai a été reportée en novembre : le chercheur italien a déjà regardé son vol pour venir à Nantes ! Je suis en train de rédiger un billet sur les archives de la recherche, j’ai prévu une ou deux fiches pour notre groupe Science Ouverte, de reconstituer l’historique de notre commission recherche au sein du réseau des bibliothèques d’école …pas sûre d’avoir fini avant les vacances mi-juillet ! Quid de la rentrée ? (Laurence, Lab&doc Crenau)

Il est difficile de se projeter. Nous avons vécu en autonomie, le retour aux interactions au sein de l’équipe va créer de nouvelles demandes de nouveaux besoins. Le carnet de l’équipe, moins alimenté depuis mars, a souffert de ce manque. Même si l’on voit bien au travers de ce billet que nous savons nous réinventer, on ne pas travailler ainsi sur le long terme au risque de perdre le sens des priorités que le collectif apporte.
Je vais m’inscrire définitivement à la BIS. La facilité d’accès aux ressources distantes est devenue un besoin essentiel. J’ai participé à deux dépôts de demande de financement ANR. Si les projets sont par bonheur retenus, le travail sur des PGD et les données va battre son plein !
Le rythme de nos vies souvent intenses a été ralenti et c’est bon parfois de vivre plus lentement. (Françoise, Lab&doc Cresson-AAU)

Un premier retour au travail a permis de faire partir un train de reliure. Le retour à la normale va permettre de régler quelques commandes en attente qui ont été ajournées suite à la fermeture de certaines librairies. Actuellement, nous nous interrogeons sur le développement des ressources à distance : collection d’ebooks, abonnement à des plateformes de périodiques numériques, à des formations en ligne notamment pour les langues et les logiciels informatiques. Toutefois cette bonne volonté se heurte à un budget qu’il va falloir réévaluer à la baisse suite à la crise économique liée au Covid. Il va nous falloir trouver des idées mais l’expérience vécue récemment prouve que nous en sommes capables. Notre principale mission : accueillir du public sera à nouveau d’actualité en septembre (Béatrice, Lab&doc Ensa Versailles)

Cette période de fermeture des bibliothèques et centres de documentation m’a permis de redécouvrir toute la créativité qui pouvait être développée au sein de nos métiers. J’ai particulièrement été inspirée par le merveilleux travail de la bibliothèque municipale de Grenoble qui a très régulièrement lancé des défis autour du livre sur les réseaux sociaux.

J’ai également été impressionnée par le travail de référencement des ressources qui a été produit par mes confrères du Lab&Doc. Leurs articles ont été d’une grande utilité pour l’ensemble de nos équipes et aussi pour moi-même.

Le confinement a selon moi remis en avant l’importance de nos métiers et tout leur potentiel pour la société. Il est important de maintenir le dynamisme dont nous avons fait preuve afin de revaloriser nos centres de documentation et favoriser le retour du public dans nos locaux dès cela sera possible.

Ces quelques mois de télétravail ont été pour moi une belle expérience. J’y ai trouvé une certaine qualité de vie ce qui a été amplifié par le calme de la ville dû à la baisse de la circulation et au retour de la nature. J’ai assisté à beaucoup de manifestations de solidarité et de soutien ce qui en temps normal est plus effacé.

Depuis le 18 mai, quelques-uns d’entre nous ont pu réinvestir nos locaux à temps partiel. Ce fut un réel plaisir de pouvoir retrouver notre fonds physique d’ouvrages car je suis très attachée à la gestion papier liée à nos métiers et de retrouver l’aspect social du travail. (Audrey, Lab&doc Labex AE&CC)

Publications Facebook de la Ville de Grenoble

Je bénéficie de bonnes conditions de télétravail. Je peux m’isoler, j’ai un espace dédié et pas d’enfants à gérer en parallèle. Je pense donc, si cela est possible, augmenter mes périodes de télétravail. Mais le présentiel me manque également, plus de vrais contacts avec les collègues, les étudiants et les chercheurs, on a un peu l’impression de naviguer à vue et de perdre le fil des priorités. Heureusement le projet d’un nouveau portail documentaire maintient un objectif précis. Bilan du confinement : pesant et déboussolant, à éviter, donc un déconfinement prudent. (Véronique, Lab&doc IPRAUS/AUSser) .

Depuis le 2 juin, j’ai repris un rythme mixte de présence et télétravail : 2 jours à l’école et 3 jours de télétravail. En présentiel, je peux effectuer les emprunts, copie d’articles de revues se trouvant au centre et catalogage des documents papiers. J’ai relancé les commandes de livres. Et nous espérons que notre nouveau portail documentaire verra le jour en juillet. Ce confinement a permis d’avancer sur certains projets (nouveau portail documentaire), de réfléchir à ce que pourrait être l’organisation pour la rentrée, de développer la veille sur les documents se trouvant en ligne, de sensibiliser les chercheurs et doctorants au dépôt sur Hal et à la gestion des données de la recherche. En conclusion, je dirai que cette expérience démontre d’autant plus l’importance du travail en réseau et l’émulation qui en découle. Continuons sur cette lancée. Et merci à ma collègue de la cartothèque (Véronique), aux Lab&doc (Laurence, Françoise, Audrey, Joséphine, …), aux chercheurs et doctorants UMR AUSser et aux collègues de l’ENSA Paris-Belleville pour leur soutien et ces échanges positifs.  (Pascal, Lab&doc IPRAUS/AUSser)

Pour citer ce billet : Françoise Acquier, Laurence Bizien, Audrey Carbonnelle, Pascal Fort, Béatrice Gaillard, Véronique Hattet. Les bureaux de la légende Lab&doc : confiné(e)s mais pas à l’arrêt ! Mis en ligne le 19 juin 2020 sur Lab&Doc Centres de documentation en architecture, paysage, urbanisme. En ligne : https://labedoc.hypotheses.org/7845


Laurence Bizien

Documentaliste au Centre de Recherche Nantais Architectures Urbanités (CRENAU) ,équipe nantaise du laboratoire AAU (UMR Ambiances, Architectures, Urbanités)

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