La gestion des archives d’un laboratoire de recherche : mise en œuvre d’une politique d’archivage et de sensibilisation à l’Ecole d’architecture de Nantes – laboratoire AAU – CRENAU

En janvier 2017, une note de la Direction générale des patrimoines du ministère de la Culture sur la gestion des archives dans les Ensa était envoyée aux directions des écoles, afin de mettre en œuvre une politique d’archivage normée au sein des établissements. Cette note faisait suite au travail de recensement des fonds entrepris en 2016 par le programme de recherche HEnsa20. Elle rappelait aussi que les archives des services administratifs ne pouvaient être dissociées des archives des enseignants et des chercheurs, ni de celles des Unités de recherche. La gestion des archives produites par les chercheurs au sein d’une Unité Mixte de Recherche (UMR CNRS/MCC) revient à la tutelle propriétaire des locaux hébergeant l’UMR, comme le spécifie l’instruction du CNRS, donc en l’occurrence aux écoles concernées.

Cet archivage institutionnel de la recherche est réglementé par le Code du Patrimoine et relève du contrôle scientifique et technique des Archives de France, représentées par la Mission des Archives du ministère et par les Archives départementales pour les écoles en région. La prise en compte des archives de chercheurs est cependant relativement récente, puisque qu’elle ne date que de 1949 (série AB XIX : « papiers d’érudits et documents isolés »), avec des campagnes de collecte dans les années 80 et 90 par les Institutions souhaitant écrire leur histoire (CNRS, INRA …). Les universités ont développé des services d’archives de chercheurs, autour du réseau AURORE créé en 2007 ; des initiatives de collectes de documentation et archives de chercheurs ont par ailleurs été coordonnées par les Maisons des Sciences de l’Homme (MSH) afin de sauvegarder et valoriser ces fonds, parfois privés, sous forme de corpus : la MSH de Dijon avec son service documentation et archives scientifiques et sa plateforme ADN, celle de Toulouse et son portail ARCHI’TOUL, le service d’archives de la Maison Archéologie & Ethnologie, René-Ginouvès de Nanterre… Des musées ont aussi constitué des fonds recherche, comme le Museum national d’Histoire Naturelle et l’ancien Musée national des arts traditions populaires (MNATP) (la documentaliste CRENAU y a participé !)

Au sein de son Unité de recherche, le chercheur est considéré comme responsable des documents qu’il produit ou reçoit dans le cadre de son travail, mais n’en est pas propriétaire : ses archives sont donc versées aux Archives nationales ou départementales au titre d’archives à caractère public, financées par des crédits publics, pour garder la mémoire scientifique des recherches accomplies au sein du laboratoire. Ces archives doivent cependant faire l’objet d’une sélection, en concertation avec le chercheur, pour séparer les documents à conserver de ceux qui doivent être éliminer. Or, les chercheurs ne connaissent bien souvent pas cette législation et considèrent ces archives comme des archives personnelles et privées, bien qu’elles résultent de leur activité au sein de l’école. Une des difficultés dans la prise en charge d’un fonds d’archives de chercheur repose dans le caractère parfois mixte de son statut (privé/public) : à l’occasion d’un départ en retraite ou d’un décès, des archives peuvent alors être retrouvées dans son bureau, mais aussi à son domicile et dans certains cas, la distinction entre archives privées et institutionnelles peut être délicate. La mixité des statuts juridiques des  documents doit  éventuellement être  prise  en  considération et déterminée, avec si besoin la rédaction d’une convention de don ou de dépôt du fonds privé du chercheur. En effet, JF Bert définit comme archive de chercheur « Tout ce qui peut documenter l’ensemble de pratiques effectives qui entourent et accompagnent la venue au jour des idées et concepts scientifiques » : il liste ainsi « notes de cours, brouillons, carnet de notes, agenda, croquis, coupure de presse, photocopies annotées, enregistrements, photographies, correspondance »…Tous ces documents jugés mineurs mais qu’il convient éventuellement de conserver pour retracer le contexte d’une production scientifique, d’un processus de recherche, d’une publication. Difficile parfois de savoir ce qui est pertinent, privé, institutionnel ! « La mémoire d’un laboratoire, c’est à la fois des documents administratifs, produits par le laboratoire, et des documents scientifiques, produits par ses chercheurs. »

C’est pourquoi, pour aider les laboratoires dans cette démarche, chaque école a désigné un correspondant archives (ou a créé un poste d’archiviste, comme à Paris-Belleville et La Villette), en charge des campagnes de collecte et d’archivage.

Tract collecte d'archives 2019, cop. Ensa PVL

Tract collecte d’archives 2019, cop. Ensa PVL

Ainsi à Nantes, Anne de Chanterac a coordonné jusqu’en octobre 2020 (et ce depuis son arrivée à l’école en 2000) les versements effectués aux Archives départementales de Loire-Atlantique, en collaboration avec la documentaliste du CERMA (versements en 2008 et 2014 d’archives du LAFU, CERMA et LAUA) puis du CRENAU depuis 2015.

Il existe par ailleurs des instructions du CNRS de 2007 pour ses Unités de Recherche et le référentiel produit en 2016 par le groupe de travail AURORE « Archives de la recherche » qui permettent d’établir un cadre normatif et la rédaction d’un tableau d’archivage déterminant le cycle de vie des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, y compris les documents électroniques.

La problématique de l’archivage numérique est d’ailleurs ce qui a en partie motivé en 2018 le projet de rédaction d’un nouveau tableau de gestion des archives de l’école et du laboratoire. Il s’agissait d’intégrer au modèle du service interministériel des Archives de France (SIAF) l’identification des documents numériques produits par l’école (site internet, courriels, fichiers PDF, espaces partagés, réseaux sociaux, comptes twitter, publications en ligne, …) et par le laboratoire (dépôts dans les Archives ouvertes HAL, données de recherche quantitatives, corpus textuels numérisés, enregistrements audio, photographies numériques). En effet, les publications du laboratoire sont conservées à la Bibliothéque Nationale de France (BNF), ou dans d’autres bibliothèques attributaires du dépôt légal en région ou à l’étranger, et bien sûr dans celle du Crenau, mais aussi bien souvent dans les archives ouvertes HAL, destinées au dépôt et à la diffusion d’articles scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, et de thèses et HDR (TEL). L’usage en est maintenant bien répandu au sein du laboratoire, d’autant que divers types de documents peuvent y être déposés dans différentes interfaces : article, chapitre d’ouvrage, mais aussi communication, document de travail ou pré-publication, billet de blog, rapport (HAL-LARA), cours (C.E.L), carte, image, vidéo, son (MédiHAL). Deux collections doivent donc être signalées aux Archives départementales (CERMA, CRENAU), à laquelle s’ajoutera celle qui vient d’être ouverte dans le cadre de la campagne d’archivage et numérisation de la revue Lieux communs – Cahiers du LAUA (1993-2016). Le dépôt peut en outre être accompagné du lien vers le jeu de données versé dans un entrepôt (comme Zenodo ou Figshare), et associé au DOI attribué.

Les données scientifiques sont des archives à conserver, car les articles et données publiés ne reflètent qu’une petite partie de la recherche : leur gestion correspond à la nécessaire traçabilité du travail réalisé. La définition large de la notion de donnée de la recherche scientifique, « tout à la fois le matériau de base et le résultat d’une production intellectuelle », mérite d’être explicitée comme le rappelle Agnès Robin : « Ainsi, par exemple, en est-il des documents d’archives qui constituent les sources principales de recherche en histoire. Dès lors qu’ils prennent une forme numérique et qu’ils sont contenus dans un ensemble plus vaste, les documents deviennent des données. De même, bien que constituée de documents d’archives, une compilation d’archives est, au sens juridique et au sens informatique du terme, une base de données. Ainsi, vu sous l’angle du traitement de l’information — quel que soit le but de ce traitement par ailleurs (gestion, stockage, archivage, partage, diffusion ou réutilisation) —, tout document ou toute ressource devient donc une donnée. »

Le tableau de gestion des archives prévoit ainsi la collecte et le traitement des données brutes et travaillées dans le cadre des travaux scientifiques, qu’elles soient matérielles ou numériques, en accord avec  la Loi pour une République numérique de 2016 (ouverture des données publiques) sur les principes FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) visant à favoriser la découverte, l’accès, l’interopérabilité et la réutilisation des données de la recherche.

Pour ce faire, un plan de gestion permet de recenser les informations nécessaires à la maintenance, conservation et protection de celles-ci (modèles de l’application web DMP Opidor) et le référentiel AURORE détermine leur règle de conservation et d’élimination. Toutes ces données, numériques ou matérielles, n’ont pas à être archivées de manière pérenne et immuable, la « durée d’utilité administrative » (DUA) ayant expiré … mais il est parfois très difficile d’imputer cette durée d’utilité à la durée de conservation des documents à usage scientifique, celle-ci doit être déterminée en concertation en raison de la particularité de certains documents.

L’archivage des données scientifiques est en effet une question sensible comme le souligne la plateforme DATACC, car lorsqu’un projet de recherche est terminé, on est amené à décider du sort fait aux données produites. Que doit-on supprimer, quelles données méritent un archivage de long terme, qui peut être coûteux ? L’archivage de ces données, parfois volumineuses, est rendu possible grâce au CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) qui propose une prestation réalisée à partir des informations du plan de gestion. L’infrastructure de la TGIR Humanum, qui permet d’accompagner les différentes étapes du cycle de vie des données numériques en SHS, a signé une convention avec le CINES et propose un service de conservation sur le long terme. Au niveau régional,  la plate-forme HUMANUM-Loire (HL), hébergée au sein du pôle numérique de la Maison des sciences de l’Homme Ange-Guépin, pourra donc être sollicitée.

Afin de mettre en place cette politique de gestion des données du laboratoire AAU, une enquête a été menée en 2019 au sein des deux équipes (CRENAU et CRESSON), qui a permis d’amorcer un plan de sensibilisation à la question des données de la recherche. Un groupe de travail, piloté par la directrice du Crenau et regroupant les documentalistes, informaticiens, le médiaticien, 3 chercheurs, la chargée de communication, s’est mis en œuvre pour accompagner les chercheurs et doctorants dans la rédaction de leur plan de gestion (obligatoire pour les projets financés par l’ANR), l’adoption d’un plan de classement, de règles de nommage, de normes et standards techniques et réfléchir à un ou plusieurs modèles type AAU.

Afin d’assurer une bonne gestion des archives au sein du laboratoire, il est important de communiquer auprès de l’équipe, de rappeler les obligations d’archivage, et de sensibiliser sur ses modalités. Le bilan de l’enquête réalisée par le Département de la recherche, de l’enseignement supérieur et de la technologie du ministère de la culture sur les modalités d’archivage au sein des UMR rappelle que cette nécessité de sauvegarde patrimoniale ne va pas de soi et que cette prise de conscience en cours doit être accompagnée par la formation des jeunes chercheurs, des échanges de pratiques entre laboratoires, des liens avec les services des Archives

Ainsi, plusieurs actions ont été mise en œuvre au sein du laboratoire :

  • Une matinée de formation sur les données de la recherche s’est déroulée en mai 2019, avec la présentation des deux plateformes technologiques du Pôle Numérique de la MSH Ange-Guépin (TGIR PROGEDO (Progedo-Loire) et HUMA-NUM (Humanum-Loire)) ;
  • Une journée de formation sur les archives administratives a été organisée par la correspondante de l’école avec les Archives Départementales en décembre 2019 : la gestionnaire de l’équipe y participait ;
  • L’accueil des Journées Medici sur l’édition en accès ouvert a été co-organisé avec la MSH-Guépin en septembre 2019 (diffusion des données) ;
  • De même que celui de l’Opidor Tour (gestion des données) en mars 2020 ;
  • Participation de la documentaliste au groupe de travail « Données ouvertes », impliquant la MSH et ses plateformes technologiques (Humanum Loire, Progedo Loire, Edition électronique), le laboratoire AAU-CRENAU, le SCD et la DRPI de l’Université de Nantes ;
  • Une présentation du nouveau tableau de gestion, signé par les directeurs de l’Ensa et des Archives départementales en septembre, et en particulier de son annexe dédiée aux archives de la recherche est proposée à l’équipe en réunion de laboratoire le 6 octobre 2020

Tableau de gestion archives ensa Nantes – annexe 3 : Recherche (AAU-CRENAU) téléchargeable :

TdG_Ensa_Nantes_Recherche_2020

La rédaction du nouveau tableau de gestion achevé, un autre projet est en cours : celui de la collecte des archives iconographiques de l’école et du laboratoire. Un versement aux AD de photographies argentiques et numériques pourra alors être envisagé, en exploitant la base de données photographique de l’école et/ou avec la création d’une base de données en permettant l’archivage intermédiaire avant la sélection du « florilège d’images ». Le système d’archivage électronique (SAE) des Archives prendra en charge ces documents et leur conservation à long terme.

D’autres formations autour des données de la recherche sont envisagées, notamment en collaborant à nouveau à l’accueil de l’Inist qui projette de nouveaux « tours ».

Séance de travail inter-équipes AAU-Crenau/AAU-Cresson
cop. Véronique Dom

Références :

Voir aussi la plaquette de l’AAF : https://www.archivistes.org/Je-n-ai-pas-d-archives-Sept-idees-recues-sur-les-archives-de-la-recherche

 

 

 

Cite this article as: Laurence Bizien, "La gestion des archives d’un laboratoire de recherche : mise en œuvre d’une politique d’archivage et de sensibilisation à l’Ecole d’architecture de Nantes – laboratoire AAU – CRENAU," in Lab & doc, 06/10/2020, https://labedoc.hypotheses.org/7811.

Laurence Bizien

Documentaliste au Centre de Recherche Nantais Architectures Urbanités (CRENAU) ,équipe nantaise du laboratoire AAU (UMR Ambiances, Architectures, Urbanités)

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