L’accès aux travaux de la recherche, les archives ouvertes de la connaissance

Nous revenons du Séminaire ArchiRès qui s’est déroulé dans la très belle ville de Strasbourg du 5 au 7 juillet 2017, Laurence Bizien vous en a déjà parlé ! Ce séminaire a été organisé par Franck Storne, responsable de la bibliothèque de l’Ecole Nationale Supérieure d’Architecture de Strasbourg. Nous nous attardons plus particulièrement dans ce billet  sur la table ronde de l’après-midi du mercredi 5 qui portait sur l’accès aux travaux de la recherche, les archives ouvertes de la connaissance. Belle expression ! Quatre interventions ont été présentées puis suivies d’un petit débat animé Amandine Diener, Docteure en histoire de l’Architecte.

Plan du billet :

1 – UnivOAK, archive ouverte de la connaissance
2 – L’archive Hal ouverte commune et partagée
3 – Lancer une archive ouverte : l’exemple du portail HAL- Univ. Lorraine
4 – Animer une collection dans l’archive ouverte HAL : l’exemple de l’équipe de recherche Cresson

Au niveau national, la France est déjà engagée avec HAL sur la voie d’un réseau d’archives institutionnelles. Aujourd’hui, ce sont 115 institutions – universités et regroupements d’universités, grandes écoles et organismes de recherche – qui gèrent et valorisent la production scientifique de leurs chercheurs avec un portail HAL¹. Pour autant, certaines universités font le choix de ne pas utiliser Hal comme logiciel d’archivage tout en s’engageant à verser leurs données dans l’archive Hal. A titre d’exemple l’Université d’Angers a développé la base Okina, et l’Université de Bordeaux a le projet de développer sa propre archive ouverte depuis 2015. Nous avons eu la présentation de la base UnivOAK qui s’inscrit dans cette démarche de création de réservoir autonome.

1 – UnivOAK, archive ouverte de la connaissance

Adeline Reger²) a présenté le projet UnivOAK, plateforme de diffusion en libre accès des travaux scientifiques pour le site universitaire alsacien, brique d’un projet ambitieux qui dépasse l’archivage des publications et participe à profonde mutation des SCD³.

Le contexte de la mise en œuvre de cette archive ouverte

L’Unistra a bénéficié d’une labellisation Idex et appartient à Eucor un campus à envergure européenne avec les universités de Bâle, Karlsruhe, Fribourg-en-Brisgau et Mulhouse. Le libre accès aux publications scientifiques mais aussi aux données de la recherche est une des priorités de la présidence de l’université de Strasbourg qui a ouvert un poste de “Data librarian” dédié à la problématique des données.

Le projet UnivOAK, piloté par la Bibliothèque Universitaire a l’ambition d’engager tous les établissements dans la voie de la science ouverte en offrant de nombreux services aux chercheurs :

– Créer un réservoir de publications et données de la recherche.
– Mettre à disposition des outils supports pour les projets de recherche.
– Proposer des formations.

Il s’agit là d’un nouveau rôle pour le SCD qui se tourne résolument vers les chercheurs. Dans un contexte de compétition interuniversitaire, ce projet entend poursuivre plusieurs objectifs afin de renforcer l’Unistra : accroitre la visibilité scientifique des recherches produites, notamment dans le domaine des SHS ; disposer d’une vision exhaustive des publications afin de produire des indicateurs ; œuvrer à la conservation des publications et enfin promouvoir leur réutilisation.

UnivOAK fédère 60 équipes de recherche et leur offre la possibilité de créer une collection. Toutes les productions scientifiques réalisées  dans le cadre de l’activité d’une unité de recherche du site alsacien, y sont accueillies. Tous les types de document sont acceptés et les dépôts sont effectifs immédiatement sans modération. Les équipes supports, présentes sur plusieurs sites, sont chargées de compléter les métadonnées à postériori. Les notices ainsi que les dépôts sont associés à une licence Creative Commons. Les données sont indexées par le moteur de recherche Google. Le versement obligatoire dans Hal est prévu ainsi que celui vers OpenAire.

Exemple de dépôt en texte intégral signalé dans UniVOAK

Ce projet n’est pas envisagé seul mais comme une brique d’un nouveau système d’information au service de la recherche, utilisant un environnement informatique propre ainsi que des logiciels open source interopérables.

La valorisation des données de la recherche

Le SCD de l’Unistra se positionne en tant que support aux projets de conservation/valorisation des corpus de données et s’appuie sur  la commission juridique et éthique de l’Université pour renforcer son expertise. Plusieurs bases de données sont dors et déjà en cours de constitution : chants religieux ou entretiens de migrants, modèle 3D fragments d’architecture, corpus de figurines dans les musées en Jordanie.

L’ouverture de l’archive à tous les types de document, la mise en ligne sans modération et la possibilité de ne pas mentionner l’affiliation des auteurs sont les principaux éléments différenciant cette archive du projet HAL, qui a ensuite été présenté par Agnès Magron.

2 – L’archive Hal ouverte commune et partagée

Icone de l’archive ouverte HAL

Hal est le socle de la politique nationale de la voie verte du libre accès. Deux dates récentes ont renforcé la dimension nationale de l’archive : la convention inter-établissement signée en 2013 renforçant Hal comme archive commune⁴ et l’inscription de Hal dans la feuille de route des grands équipements nationaux en 2016.⁵ Crée en 2001, son usage s’est depuis généralisé dans les équipes de recherche.

Hal en quelques mots !

C’est un logiciel, un entrepôt unique ayant la maîtrise de ses serveurs et une plateforme pour les portails disciplinaires ou par type de documents : TEL (thèses), Médihal (image, sons, cartes et vidéo), CEL (cours). En juin 2017, Hal comptait 450.000 documents et 1.300.000 notices. Les disciplines des SHS contribuent pour 20%  à l’alimentation de l’archive.

Et la discipline Architecture et aménagement de l’espace dans tout ça !

Elle propose 4700 dépôts avec fichiers dont 1600 photos. Les communications dans les congrès sont nombreuses et l’UMR Ambiances Architectures Urbanités y contribue largement grâce aux collections des Congrès Ambiances. Parmi les articles, il ne semble pas se dégager de revue phare. Les 350 thèses référencées sont déposées à 70% par Star. En ce qui concerne les rapports, ils sont au nombre de 166 et le Cresson participe pleinement à cet archivage en ayant fait le choix d’y entreposer l’intégralité de sa collection de rapports.

Les atouts de Hal  !

Pérennité, stabilité des identifiants, horodatage des dépôts (la date et l’heure du dépôt peuvent compter pour prouver la paternité de certains écrits) et interopérabilité sont les forces de l’archive. Le moissonnage par OpenAire est intégral. On peut ainsi visualiser toutes les publications associées à un projet européen si les dépôts le mentionnent.

Portail, collection, CVHal

L’appropriation de l’archive par la communauté scientifique se fait par l’intermédiaire de portail, de collection ou de CVHal. Le portail universitaire, disciplinaire ou thématique offre à sa communauté une interface au graphisme propre. La collection permet à un congrès ou à un laboratoire de rassembler des publications sous une URL stable. 2100 laboratoires ont déjà ouvert une collection. Le CV Hal est un service largement approprié par les chercheurs permettant de présenter les publications déposées sous forme de curriculum vitae et d’y ajouter des informations sur leur auteur.

Les référentiels

L’architecture de Hal repose sur des référentiels (ensemble reconnu d’autorités contrôlées servant à la communauté) visibles et gérés par l’interface AuréHal. Le Référentiel des revues est interfacé avec l’outil de signalement international des politiques des éditeurs de revues Sherpa Romeo. De même la totalité des projets ANR est versé dans le référentiel projet. Cet alignement des outils permet d’enrichir les dépôts et de renforcer la qualité de leurs données.

Deux interventions ont alors abordé le mode de création et d’animation d’une collection dans Hal avec tout d’abord le déploiement du portail Hal de l’Université de Lorraine, puis la sensibilisation aux chercheurs au sein de l’équipe Cresson.

3 – Lancer une archive ouverte : l’exemple du portail HAL- Univ. Lorraine

Ce retour d’expérience, présenté par Jean-François Lutz (Responsable de la Bibliothèque Numérique), sur la méthode adoptée fut très enrichissant. L’Université de Lorraine a fusionné en 2012 et compte 60.000 étudiants, 6000 enseignants et 60 laboratoires dont 2/3 sont des UMR.

Bandeau du portail Hal de l’Université de Lorraine

Ce portail de publications est issu d’une base de données des thèses et mémoires numériques,  Pétale,⁶ enrichie grâce à une politique volontariste et obligatoire d’archivage des travaux des étudiants menée depuis 2006. Comment, à partir de ce réservoir,  aller vers l’archivage de toutes les publications scientifiques ? Cette question n’était pas seulement technique, elle sous-entendait un véritable changement culturel dans la mesure où une distance s’était instaurée entre les bibliothécaires et les enseignants chercheurs et que ce manque de contact n’était pas favorable au travail commun. Par ailleurs, les responsables du projet d’archive ouverte connaissaient bien l’enjeu d’avoir le soutien de la direction de l’université et la nécessité de mettre en place un accompagnement aux usages. Les responsables se sont alors appuyés sur un réseau de documentalistes de laboratoires déjà habituées à travailler en réseau et proches des futurs déposants.

Pourquoi avoir choisir le logiciel HAL ?

J.-F. Lutz et son équipe ont fait le choix du recours à Hal en mai 2015 pour deux raisons principales : Hal correspondait à 90% à leurs critères pour déployer une archive ouverte et l’Université de Lorraine ne disposait pas de développeur informatique capable de supporter un projet autonome. L’équipe projet s’est donc centrée sur la formation du réseau d’appui des documentalistes en laboratoire ainsi que sur le paramétrage du portail. Un travail de saisie rétrospective des 3 dernières années de publications a été entrepris par quelques laboratoires pilotes afin que le portail ne soit pas vide au moment de son ouverture. L’objectif est de continuer les imports rétrospectifs pour l’ensemble des laboratoires et d’ensuite accompagner les chercheurs à prendre en main leurs dépôts courants.

Quels critères de réussite pour un portail d’archive ouverte ?

Pour J.-F. Lutz, la réussite sera là lorsque le portail aura dépassé l’entrepôt de notices, qui ne présent que peu d’intérêt, et lorsque le réseau de professionnels investis dans l’animation du portail offrira des services de qualité aux chercheurs.

Cette démarche est en tout point similaire à celle que nous avons adopté au Cresson, à une toute autre échelle évidemment !

4 – Animer une collection dans l’archive ouverte HAL : l’exemple de l’équipe de recherche Cresson

Nous vous livrons la communication telle que nous avons eu le plaisir de l’exposer avec Audrey Carbonnelle : son support au format PDF téléchargeable sur SlideShare et une partie du texte de la présentation orale.

Un peu de statistiques !

En juin 2017, la collection Hal Cresson comptait  713 dépôts dont 42 % sont en texte intégral couvrant la période de 1979 à 2017. A titre de comparaison le taux de texte intégral pour le domaine de Hal “Architecture et aménagement de l’espace”  est d’environ de 25% lorsque l’on exclue les données de la recherche (images, sons et vidéos).

Une direction forte

Dès 2014, la Direction du Cresson s’est positionnée pour que les chercheurs auto-archivent dans HAL les fichiers de leurs publications afin de s’inscrire dans l’approche militante et fondatrice des archives ouvertes.  La responsabilisation des membres de l’équipe a permis d’établir un partenariat documentation / chercheur. Nous avons donc la mission d’inciter les chercheurs, de les former et de les accompagner afin qu’ils puissent réaliser eux-mêmes les dépôts.

Nous pensons, en effet, que les chercheurs sont les mieux placés pour réaliser ces actions car ils détiennent les éléments nécessaires à la description de leurs travaux, qu’ils en connaissent les droits et possèdent les versions du document pouvant être déposées.

Un accompagnement personnalisé

En 2017, différents membres de l’équipe ont manifesté leur souhait d’être accompagné dans l’archivage de leurs publications sur HAL. Nous avons donc repensé notre approche afin de sensibiliser le maximum de personne possible. Deux éléments antagonistes ont permis de relancer le dialogue et le débat autour de l’alimentation de Hal :
–  L’usage massif des réseaux sociaux académiques pour la mise à disposition des travaux de la recherche
–  L’adoption de la Loi pour une République Numérique qui facilite la diffusion en libre accès des publications

Afin d’influencer le recours à l’archive ouverte Hal, nous avons largement diffusé des recommandations éthiques et juridiques afin de limiter le recours aux outils non institutionnels. Nous avons notamment mis en garde nos usagers sur les réutilisations possibles des données par les réseaux sociaux académiques et vulgarisé les avancées de la loi pour une République Numérique.

Ensuite, des créneaux de rendez-vous individuels ont été ouverts . Ils ont permit aux déposants de s’approprier l’outil et d’estimer le temps nécessaire à son alimentation grâce à une formation au dépôt. Une aide au paramétrage du CV Hal a également été proposée afin de sensibiliser les chercheurs au travail sur leur identité numérique. Ce service, étant très bien référencé sur le Web, peut être utilisé de façon à mettre en avant les publications d’un auteur mais également son expérience professionnelle s’il l’a décrite sur LinkedIn, ses participations à des événements s’ils les diffusent sur un réseau social comme Twitter par exemple ou bien à lier le réservoir numérique Hal aux entrepôts physiques des bibliothèques nationales, de l’enseignement supérieur ou de la recherche grâce aux identifiants chercheurs “idref” ainsi que “viaf”.

De plus, nous avons proposé à certains chercheurs (ayant beaucoup publié) une reconstruction de l’antériorité de leurs travaux grâce à des imports via Bib2Hal. L’objectif était de permettre à ces personnes de retrouver l’intégralité de leurs publications depuis le début de leur carrière scientifique et au delà de leur appartenance au sein de l’équipe. Ainsi ces derniers, une fois formé, ont pu se consacrer aux dépôts présent et ceux à venir.

Ces modalités de formation se sont adaptées en fonction du profil du chercheur et de ses attentes. Le travail sur l’identité numérique et la politique de libre choix pour l’archivage des publications à permis aux membres de l’équipe d’envisager l’outil comme un véritable moyen de valorisation et non comme un exercice administratif contraignant au service du bilan d’activités.

Paroles de chercheurs !

Nous avons ainsi pu rencontrer 17 personnes, essentiellement des membres permanents et plus de 100 dépôts ont été effectué depuis le mois de Mars 2017. Pour les enseignants hors ENSAG qui n’ont pas pu se déplacer, un temps virtuel a été proposé grâce aux fonctionnalités d’écran partagé proposé par Skype. Cette modalité de formation est à conforter pour toucher ce public.

Ces formations sont donc une réussite et ont pu être menées grâce à l’échelle réduite de l’équipe qui permet un accompagnement personnalisé. A la suite de cela, nous avons réuni les personnes sensibilisées aux archives ouvertes le temps d’un repas pour recueillir leurs impressions lors de leurs pratiques de l’outil. Nous avons noté qu’ils ont compris que les réseaux sociaux académiques devaient être utilisés en connaissance de cause, ont accepté l’effort de dépôt dans la mesure où cela permet une diffusion plus sûre. Ils revendiquent également la liberté de choix dans l’alimentation de l’archive.

Extrait des paroles recueillies :

“ Utilisez Academia ou ResearchGate c’est céder ses droits patrimoniaux à une multinationale américaine ”
“ Je préfère que le trafic de téléchargement sur mes articles se fasse sur un serveur public d’archivage pérenne ”
“ Les métadonnées sont longues à remplir mais c’est aussi un gage de sûreté pour la réutilisation des publications ”
“ Les jurys de concours d’enseignant trouvent que le CVHAL fait pro ! Mais candidater à l’appui de cet outil nous contraint à le mettre à jour. Il peut montrer aussi nos lacunes ”
“ Avec Hal on prend conscience que l’acte de publier est définitif et dans ce sens le travail de contrôle effectué par la modération rassure ”
“ Hal c’est aussi un outil pour retrouver des textes de communication orale inédits ”
“ La liberté de mettre ce que l’on souhaite, c’est très important de la conserver. Je revendique le droit à l’oubli ”

Partager les dépôts pour les valoriser

Pour aller au-delà de l’accompagnement à l’alimentation de l’outil par les chercheurs, la réflexion s’est portée sur les valorisations possibles des publications déposées. Nous avons développé cette idée dans le billet du Carnet Le Cresson Veille et Recherche intitulé “#CressonDepose : un outil de valorisation des dépôts récents dans Hal”.

Dans un premier temps nous faisons le choix d’intégrer les dépôts en texte intégral au sein du catalogue de la bibliothèque. Ils peuvent ainsi enrichir des notices d’ouvrages, d’actes de congrès, de périodique déjà présentes. Les liens vers Hal à partir des notices du catalogue font connaître les archives ouvertes aux étudiants en tant que ressource documentaire. Nous essayons également de centraliser par ce biais les ressources produites autour de la thématique des ambiances et tentons ainsi de proposer une solution face à l’éclatement des ressources numériques.

Dans un second temps, nous proposons de valoriser les dépôts des publications récemment parues et entreposées dans Hal grâce au compte Twitter du centre de documentation. Pour cela, nous avons lancé un nouveau hashtag : #CressonDepose. Le but est de permettre à nos abonnés de suivre la mise en libre accès des publications des membres de l’équipe et d’en retrouver l’intégralité grâce au réservoir créé par le biais du hashtag. Ces tweets peuvent également être relayés par les chercheurs au sein de leurs propres réseaux.

Par ailleurs, nous recommandons à nos utilisateurs de ne pas signaler, sur leurs réseaux sociaux académiques, le lien vers le document déposé dans Hal. En effet, il semblerait que cela entraîne la récupération automatique du fichier. Nous leur conseillons donc d’utiliser de préférence le lien vers la notice afin de remédier à ce problème. Il ne s’agit pas bannir l’usage des réseaux sociaux académiques mais de composer avec les potentialités de chaque outil.

Pérenniser

Afin de pérenniser les actions de dépôts dans Hal, nous avons interrogé nos utilisateurs afin de connaître les modalités de formation qui leur semblait le plus adapté pour la suite. L’équipe a souhaité la poursuite du travail d’import de l’antériorité des publications par chercheur car cela est une vraie source de motivation pour le recours à l’outil. L’idée de proposer un temps collectif pour la mise à jour des listes de publications de chacun n’a pas encore fait consensus. Néanmoins, la direction souhaite que nous participions à l’élaboration d’un livret d’accueil pour la rentrée 2017. Il permettrait de recenser les bonnes pratiques pour alimenter la collection Hal et d’inciter les nouveaux entrant au laboratoire à prendre un rendez vous pour être formé.

D’autre part, la direction de l’UMR souhaite que nous harmonisions le graphisme de nos 3 collections (UMR AAU, CRENAU et CRESSON) afin de refléter leur appartenance institutionnelle commune.
L’équipe en charge du site Web de l’UMR aimerait également incorporer les publications déposées dans Hal sur chaque page membre car l’accès institutionnel est souvent privilégié par les internautes.

Pour conclure sur cette riche après-midi “Open access”…

Les SCD présentent leur projet d’archive ouverte comme un enjeu fort pour le rapprochement entre bibliothécaires et enseignants-chercheurs, au service de la visibilité de la recherche et du renforcement de la place de leur université dans un contexte de compétitivité inter-université. Les échanges entre professionnels de l’information et chercheurs sont porteurs d’innovation et nourrissent les services documentaires en laboratoire depuis de nombreuses années. On ne peut que se réjouir du rapprochement de nos problématiques qui offre déjà des échanges professionnels féconds.

Par ailleurs, le choix de ne pas utiliser Hal comme outil d’archivage au sein de nombreuses universités nous étonne. Bien que l’on puisse comprendre le désir de produire des outils à la mesure d’ambition plus large que celui de l’archivage des publications et de regrouper, sous des URL symboliques renforçant l’identité de l’université, des outils divers au service des chercheurs, nous nous interrogeons sur le coût pour la communauté de tel projet, sur la qualité des données à l’issue des versements obligatoires dans le réservoir national HAL et sur le temps à passer pour les compléter. Ce serait dommage que ce temps investi le soit au détriment des retrouvailles avec la recherche…

1. HAL : des archives institutionnelles en réseaux par Agnès Magron | Juil 11, 2017 https://www.ccsd.cnrs.fr/2017/07/hal-des-archives-institutionnelles-en-reseaux/ [↩]
2. Responsable du Département Documentation scientifique numérique et chef de projet Archives Ouvertes de la Connaissance (Université de Strasbourg [↩]
3. service commun de la documentation [↩]
4. L’Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements (AMUE), la Conférence des Présidents d’Université (CPU), la Conférence des Grandes Ecoles (CGE) ainsi que 22 établissements décident de s’associer pour utiliser HAL comme plate-forme de dépôt de la production scientifique, commune et interopérable avec les autres dépôts satisfaisant aux critères de la communication scientifique directe internationale. [↩]
5. La feuille de route nationale est un outil de pilotage stratégique du gouverne­ment qui est remis à jour tous les quatre ans. La dernière livraison a retenu 95 infrastructures, parmi lesquelles se trouve pour la première fois HAL, dans le domaine de l’information scientifique et technique. [↩]
6. décrites au format Dublin Core [↩]