HAL’écoute de votre besoin – 1ère Partie

Ce 1er billet / 2 clôture l’année d’apprentissage qu’Audrey Carbonnelle a effectué au centre de documentation du Cresson dans le cadre de sa licence professionnelle (2016-2017). Il nous livre une analyse fine de nos usagers et de leur comportement face à l’archivage de leurs publications tout au long de leur carrière scientifique.

Le constat suivant peut être dressé avec certitude : le dépôt dans Hal n’est pas l’activité favorite des chercheurs. Au sein du laboratoire Cresson, une politique incitative a été débutée dès 2009 puis renouvelée en 2014 sans que les résultats soient à la hauteur des espérances. En 2017, l’équipe de la documentation s’est donc à nouveau penchée sur la question afin d’analyser les moyens et le discours à employer en fonction des interlocuteurs. Suite à l’analyse des différents publics lors de rendez-vous individuels, nous pouvons désormais dresser des profils d’usagers à partir desquels vont découler un accompagnement particulier.

Un statut, un besoin

Au cours de la vie professionnelle des acteurs de la recherche, les services proposés par l’archive ouverte Hal vont être plus ou moins attractifs.

Un doctorant ou un jeune chercheur va être particulièrement intéressé par la valorisation de son travail. Pour ces personnes, l’outil va donc être un moyen de se faire connaître et de donner une visibilité à leurs activités même s’ils ont peu publié. La possibilité, offerte par Hal, de déposer des articles de blog, des pré-prints, des posters ainsi que des communications dans des congrès est donc d’un grand intérêt pour eux.

Pour ce qui est des chercheurs souhaitant candidater à un poste universitaire, à un appel à projet ou à une HDR1, le CV Hal est reconnu par les membres des jurys comme un outil professionnel dont la présentation est appréciée. Il permet de donner une visibilité de l’ensemble de la production du candidat et de rendre l’accès aux textes plus aisé.
Cet outil peut également être adapté afin de cibler une offre précise.  En effet, il est courant de réorganiser son CV papier en gardant uniquement les expériences similaires ou proches du poste convoité. Cette pratique peut être reproduite par le biais du CV HAL en sélectionnant une partie des thématiques abordés dans les publications grâce au widget “Mots-clés”. Dans l’exemple qui suit, nous avons souhaité restreindre la liste des publications du CV au domaine d’étude de « l’ethnographie ». Ceci peut notamment présenter un intérêt pour des personnes ayant travaillé sur des thématiques variées et qui souhaiteraient se spécialiser.

Figure 1 - CV général : https://cv.archives-ouvertes.fr/anthony-pecqueux

Figure 1 – CV général : https://cv.archives-ouvertes.fr/anthony-pecqueux

Figure 2 - CV ciblé sur un mot clé : https://cv.archives-ouvertes.fr/anthony-pecqueux/keyword_s/%22Ethnographie%22

Figure 2 – CV ciblé sur un mot clé : https://cv.archives-ouvertes.fr/anthony-pecqueux/keyword_s/%22Ethnographie%22

Les enseignants-chercheurs, quant à eux, s’appuient régulièrement sur leurs travaux ou ceux de leurs confrères dans le cadre de leurs enseignements pédagogiques. Lorsque le taux de dépôt en texte intégral d’une structure est important, l’outil peut servir de relais pour la mise à disposition d’écrits de références. Il est néanmoins nécessaire pour cela que les enseignants connaissent les modes d’accès aux collections, les possibilités d’export de références ou de récupération sous Zotero et éventuellement la création d’alerte sur une thématique. Par ailleurs, depuis 2006, Hal permet le dépôt de cours accessibles à posteriori sur la plateforme CEL. Plus rapide qu’une transmission par Drive étant donné qu’aucun partage de propriété n’est nécessaire et plus large qu’une diffusion sur un intranet, cet outil peut permettre à tout un chacun de se former en continu.

D’autres chercheurs impliqués dans des projets ANR ou Européens sont fortement incités à déposer en libre accès leurs publications dans une archive ouverte. Le programme H2020 précise que les modalités de ce dépôt, dit ouvert ou libre, doit permettre, à tous tiers au projet, d’accéder, d’extraire, d’exploiter, de reproduire et de disséminer toutes les données de la recherche gratuitement. Hal, contrairement aux réseaux sociaux académiques, répond aux exigences énoncées en offrant la possibilité de faire des recherches, de lire, de télécharger, de faire un lien, d’indexer ou récupérer des métadonnées sans aucune entrave commerciale ou technique.

Par ailleurs, en tant qu’archive institutionnelle, HAL bénéficie d’une convention de partenariat avec l’agence Nationale de la Recherche2. Ainsi, toutes les ANR sont automatiquement intégrées aux référentiels de l’outil ce qui présente un gain de temps lors du dépôt de publications associées à ce type de projets. Deux champs spécifiques à la signalisation des projets Européens et ANR sont, d’autre part, présent pour tous les types de dépôt. Ainsi, il est aisé de retrouver l’ensemble des publications reliées à ces recherches et également de les valoriser sur un CV HAL (grâce aux widgets projets Européens et projets ANR).

Pour finir, un dernier type de public peut être intéressé par les services offerts par Hal : les chercheurs en fin de carrière. Ces derniers peuvent avoir le désir de retracer l’ensemble de leur production afin de valoriser et de mettre à disposition la connaissance qu’ils ont contribué à produire durant de nombreuses années de travail. Grâce aux imports via Bib2Hal, une reconstruction de carrière est possible de façon relativement rapide. Ce travail implique, cependant, une connaissance du langage documentaire BibTex. Ces compétences techniques n’étant pas à la portée de tous, un accompagnement personnalisé de la part d’un professionnel de l’information est fortement souhaitable pour réaliser cette activité. Nous aurons l’opportunité de développer plus en détail ce point dans un futur billet.

Un public difficile à toucher

Pour quelques chercheurs, en activité depuis plusieurs années et bénéficiant déjà d’une reconnaissance dans leur domaine de recherche, l’utilisation de Hal n’est pas une priorité. La valorisation de leurs travaux n’est plus à faire et leur candidature à des projets est plus aisée grâce à leur notoriété. Ils sont donc difficiles à impliquer dans l’activité de dépôt et souhaitent souvent que cette dernière soit entièrement réalisée par les professionnels de l’information présents dans leur structure. Une partie d’entre eux est tout de même investie dans l’Open Access. Néanmoins, le manque de temps les poussent à se tourner vers des outils prônant la simplicité du dépôt tels que les réseaux sociaux académiques. Malgré les recommandations transmises par rapport à l’utilisation de ces outils, Hal ne parvient pas prendre le dessus. En effet, il semblerait que l’archive ouverte soit, souvent à tort, considérée comme un outil trop compliqué à utiliser… Or, bons nombres de chercheurs reçus en formation individuelle nous ont confié penser au départ que l’utilisation de l’outil était bien plus complexe et chronophage. Une démonstration chronométré d’un dépôt a fini par leur prouver le contraire.

D’autres auteurs, ne résidant pas en France, considèrent que l’entrepôt de leurs publications dans Hal ne leur permettra pas de toucher le public qu’ils visent (anglophone ou autre). Pourtant, cet outil offre la possibilité de créer des notices en plusieurs langues et d’y rattacher le texte intégral correspondant. Étant moissonné par Google Scholar, un moteur de recherche mondialement connu, les travaux recensées dans l’archive dépassent souvent les frontières françaises. Il suffit de se référer à la provenance des consultations des notices pour en être convaincu3.

Figure 3 – nombre téléchargement de fichiers présents dans la collection Hal du Cresson en Allemagne (attention ce nombre est à nuancer à cause des robots qui moissonnent éventuellement l’entrepôt)

Figure 3 – nombre téléchargement de fichiers présents dans la collection Hal du Cresson en Allemagne (attention ce nombre est à nuancer à cause des robots qui moissonnent éventuellement l’entrepôt)

Parfois, ce n’est pas le désir d’implication qui fait défaut mais les bonnes pratiques de conservation. En effet, certaines personnes vont avoir pour habitude de ne garder que les versions éditeurs de leurs travaux et bien souvent sans se soucier des droits qui y sont associés. Cependant, le dépôt de cette version de la publication n’est possible, sur HAL, que si l’on en a reçu l’accord et que l’on en atteste en sélectionnant l’option “J’ai reçu l’accord explicite de cet éditeur pour ce dépôt particulier  »4.

D’autres tentent de mettre en place des pratiques d’archivage mais un mauvais choix du format ou du nommage du fichier (insertion de caractères spéciaux ou d’espaces) peut rendre impossible la lecture des données au bout d’un certain temps. Bien évidemment, dans ces circonstances, il est tout de même possible de créer exclusivement la notice de la publication sur HAL mais la perte des données reste irréversible…

HALors que faire ?

Suites aux observations énoncées tout au long de ce billet, nous voyons que les professionnels de l’information ont un rôle à jouer afin de dynamiser le processus de dépôt. Il doivent notamment pouvoir argumenter le recours à l’outil, former les chercheur à l’utilisation de HAL (tout en leur révélant les “astuces” et fonctionnalités peu connues de l’outil) ainsi qu’en  leur transmettant les bonnes pratiques de conservation de leurs publications. Dans ce travail, la mise en avant de profils types d’utilisateur a son importance car ils vont permettre d’orienter l’accompagnement à mettre en place.

L’ensemble des profils présentés précédemment relève d’observations générales pouvant varier en fonction des unités de recherche ainsi que des personnes qui les composent. En effet, ces considérations auront certainement plus d’impact sur une équipe relativement “jeune” et familiarisée avec les outils informatiques. En revanche, on comprend bien aisément qu’un travail de reconstitution de carrière avec un personne désorganisée, peu importe son statut (chercheur, enseignant ou autre), sera fortement difficile. Il est donc primordial de connaître et d’échanger avec les membres de vos unités afin de comprendre leurs besoins.

Au CRESSON, ces observations ont permis de renouveler l’approche des utilisateurs et d’impliquer un grand nombre d’entre eux. Ainsi, nous vous présenterons dans un prochain billet les modalités des formations dispensées aux membres de l’équipe ainsi que les résultats obtenus suite à ce travail. Nous espérons que ce retour d’expérience pourra être bénéfique aux différents acteurs de la recherche qui peine à impliquer leurs collaborateurs dans l’utilisation de l’outil institutionnel HAL.

Pour citer ce billet : Audrey Carbonnelle, «HAL’écoute de votre besoin – 1ère Partie», Lab&doc Centre de documentation en architecture paysage et urbanisme (Hypothèses.org), 30 janvier 2018. [En ligne] http://labedoc.hypotheses.org/1669
  1. Habilitation à Diriger des Recherches []
  2. ANR []
  3. Rendez-vous pour cela dans l’onglet : Mon espace > Mes statistiques > Provenance []
  4. Dans certains cas, il est tout de même possible de déposer une version éditeur notamment si l’éditeur autorise l’entrepôt de la version finale de la publication sur une archive ouverte ou que l’institution a financé les frais de publications en libre accès []

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2 réponses

  1. Anthony Pecqueux dit :

    Merci beaucoup Audrey, super billet!!
    Génial ce petit plus des CV ciblés
    Le paragraphe « Un public difficile à toucher » m’a beaucoup fait sourire… On sent du vécu!

  2. Une analyse des besoins de nos chercheurs pertinente …qui fait suite à la présentation effectuée lors du séminaire ArchiRés de Strasbourg en juillet 2017.
    Bravo Audrey !

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