Le style CasuHal : une Science ouverte décontractée et volontaire !

La 5e édition des journées CasuHAL s’est déroulée en juin 2022, suivie par plus de 350 personnes. Bien qu’en distanciel (comme en 2021), cette belle audience montre le dynamisme du Club des utilisateurs de HAL.Plusieurs Lab&docs étaient bien sûr derrière leurs écrans, en tant qu’adhérent.e.s …

Focus sur le Club, acteur incontournable des archives ouvertes HAL :

Cette association loi 1901 a été créée en 2016, à l’initiative de plusieurs administrateur·rice·s de  portails HAL institutionnels, convaincu.e.s de la nécessité d’échanger régulièrement sur les expériences et pratiques, de construire des outils de communication et de servir d’intermédiaire entre les établissements et le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe, qui développe et administre le portail HAL national) pour prioriser les demandes d’évolution de la plateforme. Si CasuHal n’est pas dans la nouvelle gouvernance du CCSD, de nombreux échanges ont lieu et le CCSD pilote des groupes de travail impliquant des membres de CasuHAL pour mener une réflexion concertée sur les évolutions du service.

L’association

“L’association se compose de personnes physiques utilisatrices de l’archive ouverte HAL en tant qu’administrateur de portails, gestionnaire de collections, référent structure, responsable d’archive ouverte versant dans HAL, dans le cadre d’une relation contractuelle ou non avec le CCSD”. “Elle est administrée par un Bureau d’au moins 4 et au plus 8 délégués. Les délégués sont élus par l’Assemblée générale pour deux ans, ils sont rééligibles. Le Bureau se compose d’un président, d’un trésorier, d’un secrétaire. S’il y a lieu, sur proposition du Bureau, un vice-président, un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint peuvent être désignés”. Une Assemblée générale se réunit, en présentiel ou en visioconférence, au moins une fois par an. (Statuts loi 1901). 

Les réunions :

Le Bureau CasuHAL se réunit mensuellement pour faire point sur les dossiers en cours et des membres de la communauté sont parfois sollicités pour travailler sur certains sujets (signalement des thèses, moissonnage, supports de formation…). Un membre de CasuHAL est présent au sein des GT pilotés par le CCSD (IHM phase 2, Typologie des documents, Modération). Des réunions bimestrielles CasuHAL-CCSD permettent en outre d’être informé·e·s des projets et développements de HAL, d’échanger autour de ses nouvelles fonctionnalités, et de faire remonter les besoins de la communauté d’utilisateur·rice·s HAL. Un retour sur ces échanges est généralement proposé en début des visioconférences thématiques. D’autres réunions peuvent se tenir, de manière bilatérale, avec les partenaires de CasuHAL comme l’ABES (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur), l’Inist-CNRS et autres réseaux Science ouverte.

Les enquêtes flash :

Le bureau CasuHAL sollicite occasionnellement les membres de l’association via des enquêtes flash. Celles-ci permettent d’avoir une vue rapide sur les besoins et avis des utilisateur·rice·s HAL.

Poster “CasuHAL, club utilisateur de l’archive ouverte HAL”. Science ouverte au Sud, Oct 2019, Dakar, Sénégal, 2019 hal-02354933v1

Les adhérents

A la création du club en 2016, ils étaient 93. En avril 2018, l’association fêtait son 250e adhérent et en avril 2022, l’association approchait les 650 membresLa majorité des membres sont des professionnel·le·s de l’IST (enquête 2018) ; Une 2e enquête s’adressant uniquement aux services gérant
quotidiennement les portails et collections HAL a permis de mieux évaluer les actions de formation et la répartition des activités au sein de ces services pour mesurer l’implication et l’animation des établissements autour de HAL.

Le système d’adhésion a été révisé en 2022, passant d’une adhésion gratuite et permanente à une adhésion gratuite et annuelle. Ainsi chaque année, une campagne de renouvellement d’adhésion est désormais organisée, mais vous pouvez aussi vous inscrire sans attendre sur le site !

Les activités

“Rencontrer et échanger avec des pairs constitue un réflexe professionnel indispensable face à un environnement mouvant” rappelaient Nicolas Alarcon et Marlène Delhaye dans Arabesques, c’est pourquoi  l’association se veut d’abord un espace d’échange pour ses adhérents, et propose plusieurs média :

Des visioconférences :

Ces interventions régulières sont animées aussi bien par le bureau de l’association que par ses membres et permettent de faire découvrir de nouveaux outils aux utilisateur·rice·s de HAL et d’échanger autour des nouvelles fonctionnalités de l’archive. Les plus suivies sont actuellement celles sur “Kibana” (outil qui permet de visualiser sous forme de graphiques les données de statistiques), “Démarrer sur HAL” et “Fournir la liste des produits de la recherche pour l’évaluation HCERES“. Il est possible de suivre les visioconférences en direct et désormais en replay sans authentification sur Canal U.

Une liste de diffusion :  casuhal@groupes.renater.fr

Elle est le principal canal de diffusion de l’association depuis sa création, avec plus de 2650 messages échangés ; l’année 2020 a d’ailleurs enregistré le plus grand nombre de message …

Les Journées CasuHAL :

Les Journées CasuHAL représentent le plus grand rassemblement de professionnel·le·s travaillant sur HAL en France et constituent un moment important de la vie de l’association depuis 2017. Outre l’Assemblée générale ordinaire, elles proposent plusieurs ateliers pratiques, des séminaires d’échange, des tables rondes et des conférences plénières...
Les Journées ont la particularité d’être
organisées, à tour de rôle, par un établissement en collaboration avec le Bureau : la première journée s’est déroulée en juin 2017 dans les locaux de l’ENS de Lyon, la deuxième session à la Maison des sciences de l’homme de Dijon (MSH), la 3e à Rouen (ComUE Normandie Université). Le rendez-vous prévu en 2020 à Montpellier, organisé par la MSH Sud, a été reporté en 2021 et s’est tenu en distanciel, tout comme l’édition 2022. Le distanciel a permis un format plus étalé (cinq jours au lieu de deux en 2021), des pauses café virtuelles, l’installation d’un espace de travail Slack pour faciliter les échanges. Ce distanciel ne permet cependant pas interactions et discussions informelles mais par contre, a boosté la participation aux Journées… Les Journées 2023 se tiendront à Toulouse, et cette fois espérons le “en présentiel” !

A l’occasion des journées 2021, CasuHAL a organisé un CasuHALathon autour du dépôt de texte intégral dans HAL:

CasuHALathon, le premier HALathon à l’échelle nationale :

L’objectif de cet évènement était de mener une opération d’augmentation significative du nombre de texte intégral dans HAL, dans un temps court (du 24 mai au 11 juin 2021 ); Afin de faciliter l’organisation de l’ évènement, quelques idées/outils pour identifier et récupérer des fichiers à déposer étaient mis à disposition. Au terme des trois semaines du CasuHAlathon, près de 11 500 fichiers ont été déposés ! Le laboratoire AAU y avait ainsi participé, et cette expérience a été une belle opportunité pour inciter nos chercheurs/ses, enseignant.e.s-chercheurs et doctorant.e.s à déposer leurs publications en texte intégral.

Sa reconduction était attendue en 2022, mais une formule plus courte l’a remplacé, le sprint CasuHAL, afin d’en limiter l’impact sur l’équipe de modération centralisée : 3540 dépôts ont été effectués du 30 mai au 3 juin 2022.

CasuHAL c’est aussi :

Un wiki pour le partage des bonnes pratiques, un compte Twitter, un site web depuis 2017, vitrines des activités et actions menées par les membres de Casuhal et une nouvelle chaîne CanalU !

Le CCSD développe désormais,dans le cadre de la nouvelle gouvernance de HAL, des outils d’échange et de partage (webinaires, newsletter, listes de diffusion) ; CasuHal, qui avait investi ce rôle manquant en 2016, réfléchit donc à ne pas doublonner les échanges entre utilisateurs, alors que le CCSD continue par ailleurs un rapprochement avec les communautés scientifiques, avec par exemple la création en juin du programme Ambassadeurs et Ambassadrices de HAL. Après l’évolution de sa charte graphique et avec le déploiement de la nouvelle ergonomie (refonte des interfaces), HAL poursuit sa mutation au travers de différents projets, comme le projet HALiance lancé en 2022, dans le cadre du Programme d’investissements d’avenir (PIA). Le rôle et le positionnement de CasuHAL pourrait être à redéfinir au gré de ces évolutions.

(Texte relu et amendé par les membres du bureau CasuHAL: merci pour leur collaboration !)

Bibliographie :

Cite this article as: Laurence Bizien, "Le style CasuHal : une Science ouverte décontractée et volontaire !," in Lab & doc, 22/09/2022, https://labedoc.hypotheses.org/10645.

Laurence Bizien

Documentaliste au Centre de Recherche Nantais Architectures Urbanités (CRENAU) ,équipe nantaise du laboratoire AAU (UMR Ambiances, Architectures, Urbanités)

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